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Dans Azendoo, vous ne vous organisez pas autour de projets. Vous vous organisez autour de Sujets. Pourquoi avons-nous choisi d'avoir des Sujets, vous vous demandez sûrement ? Parce que les Sujets peuvent illustrer chaque partie de votre travail au quotidien, alors que les projets ne peuvent être utilisés que lorsque vous travaillez sur des projets.

Il se peut qu’une grande partie de votre travail ne soit pas directement lié à un projet, et pourtant vous avez besoin de gérer et d’organiser cette partie tout autant que celles rattachées au projet.

Chaque sujet sur Azendoo est composé de cinq sections :

  • Son propre flux d'activité
  • Ses propres listes de tâches
  • Son propre Calendrier
  • Son propre tableau de bord Analytics
  • Et, ses documents


Les sujets ont leurs propres tâches et messages dans leur flux d’activité, mais ceux-ci peuvent également être partagés sur plusieurs sujets en même temps. Cette option ajoute de la souplesse à votre équipe sur ce que vous partagez et avec qui vous le partagez.

Nous avons rassemblé 20 façons d'utiliser les Sujets dans Azendoo dans l'espoir de vous inspirer pour créer vos propres Sujets et de commencer à collaborer sur tous les aspects de votre travail !

Voici 20 façons d’utiliser les Sujets dans Azendoo.

Feuille de route

Créer et maintenir des feuilles de route est essentiel pour gérer vos priorités. Nous les utilisons à Azendoo. En fait, nous avons trois feuilles de route différentes : une pour le développement de l'application, une pour l’application mobile, et une feuille de route pour nos efforts marketing.


Voici un guide pour vous aider à créer une feuille de route sur Azendoo.

Brainstorming

Les sessions de brainstorming se font habituellement tous réunis dans une salle, mais elles peuvent également être effectuées à distance. Pour cela, créez un sujet de brainstorming et / ou de boîte à idées. Demandez ensuite aux participants de noter leurs idées sous la forme de tâches, de sorte qu'il soit plus facile de leur donner des priorités, ou dans les messages d'activité afin que chacun puisse donner son avis en temps réel.


Lisez cet article sur la génération d’idées en équipe.

Growth hacking

Ce terme un peu barbare est en fait une nouvelle approche du marketing. Vous pouvez gérer vos activités de growth hacking directement dans Azendoo. Utilisez les listes de tâches pour suivre vos expérimentation et un document Google Drive pour décrire chaque étape.



Fred, notre CMO, a écrit un article à ce sujet ici.

Éducation

Si vous êtes étudiant et souhaitez gérer vos devoirs et autres projets dans Azendoo, la meilleure façon est de créer un Sujet par classe pour gérer vos devoirs personnels.

Vous pouvez également inviter vos camarades de classe et travailler sur des projets de groupe ensemble, tout en partageant des informations et vos notes facilement.

Labélisation de vos priorités

Les Sujets peuvent également servir de "labels". Par exemple, vous voulez afficher toutes les tâches urgentes rapidement. Il suffit de créer un Sujet appelé «Urgent» et partager vos tâches sur ce Sujet.


De cette façon, vous verrez quelles tâches sont urgentes dans vos listes de tâches. De plus, les Sujets dédiés peuvent avoir leurs propres listes de tâches, calendrier, et statistiques afin de vous aider à mieux gérer vos priorités.

Annonce d’équipe

Utilisez un sujet dédié aux annonces d’équipe afin de garder tous les membres de votre équipe dans la boucle. Invitez tous les membres de votre équipe pour avoir des discussions de groupe autour de votre prochaine activité en équipe, et vous pouvez même faire des votes!

Humeurs

Parfois, vous avez besoin de parler d'autre chose que du travail. C’est là que le Sujet Humeurs (ou que vous pouvez nommer autrement) entre en jeu. Partagez des Gifs, des événements et des bons plans de votre région, ou toute autre chose, ce que bon vous semble. Et grâce aux capacités de partage natif d’Azendoo, le partage est beaucoup plus amusant ;-)

Réunions

Un Sujet Réunions peut être très utile pour maintenir un calendrier et envoyer des rappels aux différents participants.

Voici une bonne façon de procéder :

  • Créez une tâche pour chaque réunion
  • Ajoutez le lieu, le sujet, et d'autres informations pertinentes dans la description
  • Ajouter les participants en tant qu’abonnés de la tâche
  • Postez un commentaire pour notifier tout le monde et leur rappeler la réunion le moment venu

Vous pouvez également partager les notes prises lors de la réunion dans la même tâche lorsque celle-ci est terminée, afin que tout le monde puisse y accéder, et que les absents éventuels puissent se renseigner sur ce qui a été dit.

Calendrier Editorial

Si vous avez un blog pour votre entreprise, alors vous avez surement besoin d’un planning éditorial. Bien que le modèle puisse être utilisé pour tout type de planification.
Dans ce cas, chaque tâche représente un article à écrire et publier. Vous pouvez définir une date d'échéance qui fera office de date de publication de l'article et ajouter à la tâche tous les documents nécessaires (article, images, recherche, etc.).

Vous pouvez facilement demander l’opinion de vos collegues ou leur proposer de collaborer via les commentaires de tâche. De plus, la description de la tâche peut servir de suivi de l'état de l'article: est-il écrit, édité, prêt à être publié ?


Mon approche est de faire, chaque lundi matin, un tour des articles à publier dans la semaine pour les ajouter à ma todo. Et de temps en temps je revois le planning du mois pour ajuster les différentes dates de publication, selon les priorités.

Projets

Bien sûr, les sujets peuvent également être des projets ! Créez un sujet pour chacun de vos projets pour assurer le suivi des progrès, des priorités, et échanger des informations avec les membres de l'équipe. Vous pouvez aussi inviter des clients ou d'autres collaborateurs externes, en Guests, sur ce sujet.

Les Zaps de Zapier

L'intégration magique avec Zapier connecte Azendoo avec des centaines d'autres applications. Vous pouvez créer des sujets dédiés pour accueillir vos “zaps” afin qu'ils ne soient pas mélangés avec d'autres contenus.

Quelques applications à envisager de connecter via Zapier : Mention (pour créer un flux de vos dernières mentions à travers le web) ou Pocket (pour créer une tâche pour vous rappeler de lire l'article que vous venez d'ajouter à votre Pocket).


Pour un peu d'inspiration, jetez un oeil au Zapbook Azendoo.

Pipelines

Utiliser des tâches comme des objets dans un sujet dédié à votre pipeline vous aidera à suivre les bonnes pistes et la progression de votre équipe de vente.

Veille concurrentielle

Vous pouvez utiliser un Sujet pour centraliser tous vos efforts de veille concurrentielle. Chaque membre de l'équipe qui trouve des informations sur un concurrent ou sur votre secteur d'activité, peut les partager dans ce Sujet. Ensuite, votre équipe peut discuter de cette information et prendre des mesures si nécessaire.

Suivi de vos clients

Créez un sujet pour chacun de vos clients, afin de suivre l’avancement de vos projets et de leur fournir une prestation de qualité pour continuer de les appeler vos clients.

Vous pouvez aussi les inviter en Guests et collaborer avec eux directement sur Azendoo. Voilà une excellente façon d’échanger sur votre travail et d’obtenir des retours rapides.

Suivi des bugs

Créez un Sujet Bugs pour chacun de vos produits ou applications. Ensuite, chaque fois que quelqu'un rencontrera un souci technique, il ou elle pourra créer une tâche avec une description et des captures d'écran (par exemple). Vous pouvez également déléguer la tâche au développeur approprié et suivre les progrès de résolution du bug en question.


Astuce : Personnellement, je crée des GIFs pour capturer des bugs pour les développeurs. Cela me fait gagner du temps en m’évitant de détailler le contexte du bug ;-)


Essayez LiceCap pour la création GIFs. C’est un outil simple est très efficace.

Recrutement

Vous pouvez utiliser un Sujet pour gérer vos efforts de recrutement. Utilisez des séparateurs pour créer les différentes sections de votre processus d'embauche, les tâches pouvant être vos candidats. De plus, vous pouvez ajouter leur CV dans la carte de la tâche, ainsi que des notes d'entretien et d'autres documents.

Vous pouvez également discuter avec vos collègues au sujet de chaque candidat dans les commentaires de la carte de tâche.

Support client et Customer Success

Vous pouvez utiliser un sujet dédié au support client de votre service et au “Customer Success”.


Audrey, notre Customer Success Manager à Azendoo a écrit un article à ce sujet.

Processus

Vous pouvez facilement gérer tout type de processus avec des Sujets. Vous avez deux options :

  • Utiliser un seul sujet et avec des séparateurs pour chaque étape de votre processus, en utilisant le glissé-déposé pour déplacer les tâches entre les différentes étapes.
  • Ou utiliser un Sujet par étape, et vous en servir comme des labels pour vos tâches.

Veille des réseaux sociaux

Oui, vous pouvez mettre en place un Sujet de veille des réseaux sociaux dans Azendoo ! Et ce qui en fait un outil de veille particulièrement utile, c’est que vous pouvez commenter chaque publication avec votre équipe.

Utilisez Zapier pour connecter Azendoo à vos comptes Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, YouTube, Tumblr, Disqus, Scoop.it, Dribbble, GitHub, Helpscout & Uservoice. Faites en sorte que chaque nouvelle publication crée automatiquement un message d'activité ou une tâche, pour faire d’Azendoo votre hub de gestion des réseaux sociaux.

Bureaux ou localisations

Si votre équipe est dispersée dans différents endroits, vous pouvez utiliser un sujet pour chaque localisation pour faire passer des informations concernant un bureau sans encombrer les autres avec des informations non pertinentes.

A votre tour

Comment utilisez-vous vos sujets sur Azendoo ? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous !

Mattias Le Cren
Content marketing & growth hacking advocate. I'm heavily into tech and football. Ping me on twitter: @lecrenm
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