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Vous souhaitez amener les membres de vos équipes à mieux communiquer, les aider à mieux collaborer et à échanger leurs idées, tout en leur permettant de gagner un temps précieux et d’être plus performants sur leur lieu de travail. Mais cela vous semble être un rêve irréalisable. Bonne nouvelle : voici comment y parvenir.

La communication : la mise en commun des talents

Quand les membres d’une même équipe au sein d’une entreprise collaborent sur un projet et se répartissent les tâches à accomplir, c’est dans le but de mettre en commun leurs forces, les différentes compétences de chaque individu. En revanche, quand une équipe ne parvient pas à bien communiquer, c’est un peu comme un moteur qu’on aurait démonté en multiples pièces détachées qui lui permettent de fonctionner quand elles sont assemblées et qui n’y parviennent pas quand elles sont prises individuellement.

Le fonctionnement d’une équipe n’est pas très différent. Chaque membre de l’équipe travaille de son côté sur le projet, et ce n’est qu’une fois le travail de chacun mis en commun que l’ensemble du projet prend forme. C’est donc en implémentant une stratégie de communication interne dans la durée et sur l'ensemble du projet que celui-ci se structurera en toute transparence.

Un moteur bien huilé

Développer une meilleure communication entre les membres d’une équipe, c’est comme huiler un moteur : l’équipe collabore harmonieusement, chaque membre apporte sa compétence au projet et les différentes parties du projet s’ajustent naturellement. Le projet est alors compris dans sa globalité, la productivité s'accroît, le projet est achevé dans les délais impartis, ce qui améliore la continuité des activités et fait monter les résultats en flèche.

Non seulement vous constaterez probablement une augmentation de votre chiffre d'affaires, mais vous découvrirez aussi d'autres avantages à implémenter une meilleure communication. Une confiance s’instaurera entre les différents membres de l'équipe, ils créeront des liens solides et un sentiment de loyauté les uns envers les autres. Tout cela procurera à votre équipe un environnement où il est agréable de travailler, en toute confiance, et contribuera aussi à accroître l'efficacité de bonnes pratiques professionnelles.

D’après l’étude d’AON, lorsque la communication s'améliore au sein d’une entreprise, cela se traduit par une augmentation de l’engagement des salariés. En effet, quand les salariés sont engagés, ils parlent de façon positive de leur organisation, ils restent plus longtemps à leur poste réduisant ainsi le taux de rotation des effectifs, et ils sont plus motivés dans l'exercice de leur fonction au poste qu’ils occupent.

Méthodes de communication

La communication ne se résume pas à de simples entretiens individuels, bien que cette forme de communication ne devrait jamais être négligée. C’est en fonction des membres de l’équipe et des exigences du projet que différents types de communication seront définis. La technologie joue un rôle significatif comme outil de communication dans ce cas, et, lorsqu'elle est utilisée de manière efficace, elle peut faire gagner un temps précieux et aider chaque membre de l'équipe à travailler plus efficacement.

En général, en combinant différentes méthodes de communication, on arrive à faire avancer correctement la plupart des projets. L’essentiel est plutôt de savoir comment améliorer la communication au sein de l'équipe. C’est en mettant en place quelques stratégies simples que vous devriez commencer à constater une augmentation des interactions entre les membres de votre équipe.

Pour vous procurer une longueur d'avance, voici quelques conseils qui vous aideront à améliorer votre communication d’équipe. Mais que ces conseils ne vous empêchent pas d’être créatif et de sortir des sentiers battus !

1. La politique dite de la porte ouverte

Quand tous les collaborateurs d’une entreprise s'enferment derrière des portes de bureau closes, cela crée une atmosphère de culture du secret. Au sens physique comme d'un point de vue psychologique. Selon un article de Forbes, en laissant la porte de votre bureau ouverte ou en encourageant un environnement de travail avec des espaces ouverts, vous communiquez clairement à vos employés que vous faites tous partie d’une même équipe. Cela permet déjà d’éliminez certains obstacles pour de bon.

Cela donne aussi à l'équipe un message de transparence, une condition très importante qui renforce la confiance et la clarté sur le lieu du travail. Le fait de conserver la porte de votre bureau ouverte indique également à vos collaborateurs qu'ils peuvent venir vous voir à tout moment pour vous demander de l'aide et écouter vos conseils et que vous encouragez donc une interaction entre collègues.

L'autre point positif de cette politique dite de la porte ouverte est qu'elle encourage une communication régulière au jour le jour, plutôt qu'une profusion d'information en une fois (comme c'est souvent le cas lors des réunions). Elle permet de discuter continuellement de l'état d'avancement d’un projet, conduisant ainsi à résoudre immédiatement les problèmes plutôt que d’attendre la réunion hebdomadaire pour tous les régler d’un coup.

2. Facilitez l’échange entre collaborateurs

Imaginons que les membres de votre équipe vous remettent la première ébauche du projet sur lequel ils travaillent mais que vous ne la trouvez pas satisfaisante. Si vous leur retournez simplement une note de commentaire leur demandant de l'améliorer, c’est un exemple typique de mauvaise communication au travail. Cela risque de rendre les membres de votre équipe très perplexes car ils ne comprendront pas pourquoi après vous avoir soumis le contenu de leur travail en respectant ce que vous aviez exigé d'eux, ils doivent encore l'améliorer.

Il est primordial de savoir comment formuler des commentaires constructifs et détaillés car c’est un moyen d’accroître la communication au sein de l'équipe. Apprenez à fournir des commentaires qui guident les membres de votre équipe, plutôt que des commentaires qui créent des barrières supplémentaires.

Donner votre avis de façon verbale peut s'avérer une expérience positive pour tous, car cela peut encourager un échange mutuel qui permet à votre équipe de faire son autocritique, mais malgré tout, il vous sera souvent difficile de conserver en mémoire toutes les informations qui auront été énoncées de cette manière.

Assurez-vous donc que vous conservez une trace écrite de ce qui se dit oralement, soit à l’aide de votre système de gestion des tâches ou par vos propres moyens. Si vous utilisez un logiciel de gestion des tâches, les commentaires dans ce cas sont visibles par tous les collaborateurs travaillant sur un projet, ce qui permet d'améliorer la communication dans son ensemble et la productivité.

Par ailleurs, utiliser une interface en ligne pour y déposer les avis et commentaires sur un projet est une forme de communication entre qui tend, comme cela a été démontré dans une étude Small Group Research, à augmenter la performance de l’équipe qui est dans ce cas virtuelle et à accroître sa motivation et sa satisfaction.

3. Clarté des rôles et responsabilités

Des instructions manquant de clarté et des incompréhensions sont fréquemment la cause de nombreux problèmes dans le milieu professionnel. Si le membre d'une équipe ne sait pas exactement ce qu'on attend de lui, il aura probablement du mal à exécuter sa tâche correctement.

En clarifiant les rôles et les responsabilités de chacun, vous surmontez un des premiers obstacles à l'amélioration de votre communication d’équipe. En utilisant des techniques comme celle de la matrice RACI, la responsabilité d'approbation pour chaque tâche est attribuée à la personne la plus appropriée, ce qui aide à clarifier la démarche, les attentes et le comportement de chaque intervenant en fonction de son rôle et du poste qu’il occupe.

4. Développez l'esprit d'équipe

Une équipe qui s'entend bien communiquera automatiquement mieux. Vous souvenez sûrement du jour où vous avez rejoint votre première entreprise comme jeune premier, et à quel point vous vous sentiez mal à l’aise à la machine à café au milieu de vos nouveaux collègues, ne sachant quoi leur dire ? Même aujourd’hui encore, il y a probablement quelques personnes au bureau à qui vous faites juste un sourire et que vous saluez en passant, sans jamais engager une vraie conversation.

Créer un esprit d'équipe non seulement offre à chacun la possibilité de mieux se connaître, mais permet de créer un environnement où tout le monde a l'impression que participer vaut la peine. Selon les spécialistes du team-bonding, Teambonding, c'est cette façon de souder l’équipe qui améliore la communication.

Nous avons tous bien sûr déjà entendu parler des week-ends organisés à renforcer les équipes au moyen du team-building où les membres d’une équipe doivent par exemple participer à des courses d'obstacles ou s’associer pour construire une chaise avec des tas de ballons. En réalité, favoriser l’esprit d’équipe peut être beaucoup plus simple que cela. Il suffit simplement de créer des occasions pour rassembler vos troupes dans une atmosphère amicale et informelle, à caractère social.

Lors de rencontres amicales et sociales, les membres de l’équipe s’offrent une chance de se détendre, tous ensemble, loin des restrictions dues à leur environnement de travail. Par exemple, ce peut être partir tous déjeuner ensemble de temps en temps, ou bien vous pouvez mettre en place un code vestimentaire plus informel qui sera respecté tous les vendredis, ou bien encore décider de participer ensemble une séance hebdomadaire de fitness, un midi par semaine par exemple.

Ces activités peuvent suffire à briser la glace. Ou encore mieux, organiser un défi sportif entre différents services de l’entreprise peut vraiment rapprocher les membres d’une équipe, car l'esprit de compétition pousse alors tous les collaborateurs à travailler ensemble.

5. Utilisez le temps à bon escient - le café du lundi matin

Les pauses café semblent parfois être distribuées un peu au hasard dans certaines entreprises, avec les membres d’une même équipe effectuant leurs pauses à des horaires différents. Pourquoi ne pas envisager de revenir au « bon vieux temps », quand la pause café était organisée à un horaire fixe chaque jour. Tout le monde déposait alors ses outils et se rendait à la cantine pour déguster une tasse de café ou de thé et entamer une petite conversation ; une occasion idéale de réunions et discussions informelles.

Se rencontrer pour une discussion en tête à tête lors d'une occasion tout à fait informelle fait naître un environnement idéal pour que les membres de l'équipe se détendent et discutent de leur travail et des problèmes auxquels ils sont confrontés. Bien sûr, il faut conserver aussi les autres pauses, pendant lesquelles les employés oublient leur travail pour 10 minutes environ. Mais leur donner l’occasion de se retrouver simplement ensemble et pratiquer l'art de la conversation en groupe suffira généralement à encourager les membres d’une équipe à discuter travail aussi.

Une autre option est d'offrir une pause plus longue, une fois par semaine - le lundi par exemple - la deuxième moitié de la pause étant réservée uniquement à des discussions concernant le travail. Un rapport de la Harvard Business Review explique en détail les recherches menées sur l'amélioration des communications par le biais de pauses café et les résultats démontrent comment le temps passé à des activités d’ordre social peut générer plus de « 50 % de changements positifs dans la communication ».

6. Formation

Pour améliorer la communication d’équipe, il ne faut surtout jamais oublier les vertus de la formation. Bien sûr, assister à une session de formation prend du temps, demandent des efforts et coûte de l'argent, mais selon une étude de Warkentin and Beranek, ce sont d’abord les équipes qui ont reçu une formation en communication d’équipe qui améliorent le mieux leur capacité à interagir entre collègues.

Cette recherche démontre les avantages d’une formation destinée aux équipes virtuelles qui s’appuie sur un logiciel de communication pour mieux communiquer. Tandis qu'une grande partie des formations traditionnelles mettent l'accent sur l'utilisation du logiciel en lui-même, une formation appropriée pour ce type d’auditoire doit plutôt se concentrer sur la « dynamique de communication interpersonnelle ». Les formations en communication sont malheureusement trop souvent négligées, et pourtant, mettre en place ce type de formation permet réellement d'améliorer la qualité du travail en équipe dans son ensemble.

Divers cours sont disponibles pour améliorer les compétences en communication. Ils visent à améliorer la capacité de délivrer votre message, d'informer et de convaincre. Toutes les notions de base sont abordées : la communication orale, écrite, en entretien individuel, la construction d'une relation, comment réussir une présentation, formuler des commentaires, etc ... Une recherche publiée dans PubMed montre comment des cours de compétence en communication ont pu améliorer la communication inter-universitaire qui, bien que pas si évidente immédiatement après le cours, fut bien plus évidente 6 mois après la fin de cette formation.

7. Utilisez des formes de communication appropriées

Chaque projet qui vous est présenté doit être traité séparément des autres. Les échanges de communication doivent, pour être plus efficaces, refléter cela. Si une tâche spécifique exige une méthode de communication plus concrète, c’est à dire où les membres d’une équipe doivent s’assoir à la même table, alors vous n’hésitez pas à organiser davantage de réunions pour que les membres de l’équipe communiquent de manière efficace.

Par ailleurs, votre projet exigera peut-être des réunions avec des collègues se trouvant sur des sites différents. Les réunions internes ne seront alors pas pratiques. Dans ce cas, la technologie prend ici tout son sens : la vidéo-conférence peut être un moyen efficace pour que toute l'équipe se « réunisse ».

Les emails sont depuis longtemps l'une des méthodes de communication préférée lors d’un travail en équipe, mais le problème que posent les emails est qu’ils envahissent rapidement votre boîte de réception qui peut vite devenir pleine. Alors cela provoque du retard dans votre travail car vous devez lire ces emails et les déplacer dans les dossiers qui conviennent. Non seulement est-ce une façon inefficace d’utiliser votre temps, mais si cette tâche est trop importante, vous aurez tendance à vouloir la remettre à plus tard.

Ce n'est pas non plus la méthode la plus efficace pour sauvegarder des informations importantes, car il vous faudra fouiller dans vos emails, même dans le cas où les aurez déjà classés dans des dossiers spécifiques.

Un logiciel de gestion des tâches, en revanche, facilite la communication en ligne. Chaque tâche d’un projet correspond à un sujet qui lui est propre et celui-ci peut être consulté par tous les membres de l'équipe. Ainsi toutes les informations pertinentes sont conservées au même endroit, là où il est facile de les retrouver. Grâce à un logiciel de gestion des tâche, la communication devient simple car toute l'équipe connaît exactement la situation relative à une tâche, à tout moment.

8. Des outils en ligne plutôt que des réunions

Saviez-vous que chaque membre d'une équipe consacre en moyenne plus d'un quart de sa journée à consulter sa boîte de réception, selon un rapport de Mckinsey & Company ? En plus de cela, près de 20 % de la journée sont consacrés à rechercher des informations ou quelqu'un qui peut vous aider à effectuer une tâche particulière. Cela représente une perte importante de productivité, c'est pourquoi de plus en plus d'entreprises se tournent vers un logiciel de gestion des tâches hébergé sur le Cloud.

Ce type de logiciel vous permet de centraliser l'ensemble des projets en un seul endroit, permettant à chaque membre de l'équipe d’accéder aux informations rapidement et facilement. Cela élimine le besoin d’échanger continuellement des emails et diminue aussi le nombre des réunions.

En tant que manager, vous pouvez rapidement voir l'état d'avancement du projet grâce à des rapports, être maintenu au courant de tous les problèmes qui surgissent et surveiller l'interaction et la communication au sein de l'équipe. Votre équipe peut consulter les rapports par un simple clic, télécharger les informations qui lui sont nécessaires, communiquer directement avec les collègues, etc ... Il en résulte une meilleure communication, un gain de temps et une productivité accrue - une situation gagnant-gagnant côté manager comme du côté de l’équipe !

En résumé

Que vous ayez à travailler avec une équipe à distance ou dans un bureau, une bonne communication est un facteur important pour la réussite d'un projet. Par conséquent, le développement d’une communication efficace devrait faire partie de vos priorités en tant que chef d'entreprise.

Toutes les formes de communication devraient être encouragées, mais certaines méthodes se révéleront plus efficaces pour certains projets que d’autres. Toutefois, vous pouvez facilement améliorer la communication dans l'environnement de travail en mettant en place certaines stratégies simples, comme:

  • fixer des pauses café
  • imposer une politique dite de la porte ouverte
  • apprendre à formuler des commentaires positifs et efficaces
  • clarifier les rôles et les responsabilités de chaque intervenant
  • proposer une formation adéquate
  • renforcer l'esprit d'équipe par le biais d’événements à caractère social et sportif
  • et avoir recours à des logiciels de gestion de tâches hébergés sur le Cloud

Comme disait Platon : « Les sages parlent parce qu'ils ont quelque chose à dire ; les imbéciles parce qu'ils ont à dire quelque chose ». Améliorer la communication d’équipe est un objectif que se fixe les entreprises, mais comme avec tout, il faut savoir en tirer le meilleur parti.

Mattias Le Cren
Content marketing & growth hacking advocate. I'm heavily into tech and football. Ping me on twitter: @lecrenm
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