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matthieuArticle écrit par Matthieu Guignard, Rockstar Azendoo

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La gestion d’un projet peut être une chose difficile, si nous n’utilisons pas les bons outils. Mon activité professionnelle consiste, entre autre, à faire de la conduite de projet web. J’utilise pour cela un ensemble d’outils et plus particulièrement 3 qui fonctionnent très bien ensemble : Azendoo – Evernote – Skitch.

Organisation du projet

Lorsque je commence un nouveau projet, ma première étape est de mettre en place toute l’organisation du projet et notamment paramétrer les outils de gestion. Je commence par créer dans Azendoo un espace de travail spécifique au projet ainsi que des sujets correspondant aux principales problématiques. J’invite ensuite sur chacun des sujets les collaborateurs concernés.

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Je crée ensuite dans Evernote un carnet spécifique pour le projet et rajoute des étiquettes correspondant aux sujets paramétrés dans Azendoo.

En tant que chef de projet, je dois orchestrer les tâches et les ressources du projet. Azendoo est pour cela l’outil idéal, car il permet d’avoir une vue d’ensemble des tâches du projet et de leurs affectations.

Azendoo n’est pas un gestionnaire de tâche classique, il s’apparente plus à un planificateur. En effet, une tâche n’est pas abordée par sa date d’échéance, mais par la date où elle va être effectuée. Dans la gestion d’un projet cette approche, plus réaliste, change toute la dynamique de réalisation du projet, et permet de l’aborder avec plus d’efficacité et moins de stress.

Paramétrage<em>projet</em>Evernote

Suivi du projet et répartition des tâches

Pour chaque point d’étape et chacune des réunions, je crée une note dans Evernote que je partage sur Azendoo dans l’espace de travail du projet. Je peux l’attribuer à un sujet si elle traite d’une problématique spécifique et si je souhaite limiter l’information seulement au groupe travaillant dessus.

L’avantage de ce partage de note est de mettre au même niveau d’information les interlocuteurs concernés par le même sujet. La possibilité, en outre, d’apporter des commentaires à ces notes donne une véritable dynamique collaborative bénéfique au projet.

Azendoo étant également interfacé avec des outils de stockage en ligne comme Box, Google Drive, et Dropbox, je partage de la même manière mes documents présents sur ces derniers.

Une recette efficace

Dans un projet web, le recette fonctionnelle est une étape importante nécessitant beaucoup d’aller-retours. Les remarques et les demandes de correction y sont nombreuses.

Une image parlant 1000 fois plus que des mots, j’ai pris pour habitude de faire des copies d’écran des pages web, et d’y rajouter mes commentaires  via l’application skitch . Chaque page du site nécessitant des modifications est ainsi capturée grâce à Skitch et est intégrée comme une note dans Evernote.

Afin que mes collaborateurs fassent les modifications demandées, je crée une tâche dans Azendoo, à laquelle j’attache l’ensemble des notes créées. Je distribue ensuite les tâches aux personnes concernées. Les membres du projet ont ainsi toutes les informations nécessaires pour agir.

Un des grands avantages de la note Evernote par rapport à une image, est que la note est évolutive. Je peux y apporter à tout moment une modification et être sûr que le collaborateur aura une information à jour. A chaque mise à jour de la note, j’informe bien évidemment l’équipe à travers la fonction commentaire que l’on trouve dans les tâches d’Azendoo.

Skitch

Annotations dans Skitch

Evernote

Affichage de la note Evernote

AzendooCréation d’un tâche dans Azendoo, avec la note attachée

Le duo Azendoo / Evernote fonctionne vraiment très bien; si l’on rajoute la fonction d’annotation de Skitch, cela forme un trio parfait pour assurer le suivi et la gestion d’un projet web. Par rapport à des projets menés avant l’utilisation de ces outils, j’ai pu observer un gain d’efficacité de l’ordre de 30% dans l’exécution des tâches. Cette amélioration a notamment été due par :

  • une réduction des échanges par email (chronophages et pas toujours lus)
  • des instructions plus claires (grâce aux remarques et annotations faites dans Skitch)
  • la certitude d’avoir une information à jour et partagée par l’ensemble des acteurs du projet
  • un espace d’échange où l’ensemble des discussions est accessible et disponible
  • une réactivité et une implication plus forte des membres du projet.

Après avoir testé différentes manière de gérer un projet web, j’ai enfin trouvé celle qui me convient le mieux et qui, à mon avis, est la plus efficace pour gérer un projet où la collaboration est le facteur clé de succès.

Et vous comment gérez vous vos projets ?

Retrouver le blog de Matthieu ici: http://www.matthieu-guignard.fr/ et n”hésitez pas à lui poser des questions!

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Ce message est également disponible en : French

Fred
Fred est la CMO d'Azendoo. Son job: accompagner les utilisateurs d'Azendoo et convaincre les autres! En parallèle sa vie se résume au snowboard, au running, à la couture et aux livres.
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