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Az Foundry est une agence de design interne à Azendoo. Elle est composée de trois designers spécialisés dans les interfaces d'applications web et mobiles, en image de marque et en communication visuelle.

L’agence sélectionne ses clients sur plusieurs critères principalement liés à la compatibilité entre les deux équipes au niveau du projets et des compétences. Mais il y a une chose qu’Az foundry impose à tous ses clients: Azendoo.

Az foundry utilise Azendoo pour tout le suivi de chaque projet avec chaque client. Voici comment ils l’utilisent.

Comment Az Foundry utilise Azendoo avec ses clients

Az foundry s’organise dans un seul Espace de travail. Ils utilisent plusieurs sujets qui ont chacun un rôle bien précis.

Sujet prospect

Ce sujet leur permet de gérer les contacts avec leur prospect. Ils utilisent principalement les tâches dans ce sujet en profitant des séparateurs afin de créer des sections qui correspondent aux différents statuts d’un prospect.

Dans la section “premiers contacts” sont listés les prospects (sous forme de tâche) qui n’ont pas encore été rencontrés.

Si rencontre il y a, et si les deux entités souhaitent travailler ensemble, la tâche du prospect va alors passer dans la section “devis”.

Dans cette section des échanges ont lieu dans la tâche sur le type de mission, la durée, l'intérêt, l’envie et enfin sur le prix. Cela permet de partager mais aussi d’enregistrer toutes ses informations qui sont essentielles à la mission, mais aussi à l’évolution éventuelle du prospect.

Le Sujet Prospect

Une fois le devis envoyé, chaque retour du prospect sera enregistré dans la tâche. Si le devis est validé, un sujet sera créé pour le nouveau client.

Sujet Client

Chaque sujet client est composé d’un “[G]” suivi du nom du client. Cela permet de signaler à chaque membre que ce sujet comporte un ou plusieurs Guests.

Quelques Sujet de l'équipe Az Foundry

Les clients sont donc ensuite invités en tant que Guest dans ce sujet, et toute l’équipe design y est également ajoutée.

L’équipe Az Foundry poste alors un premier message de bienvenue, avec les règles d’utilisation d’Azendoo. Ce message sert à bien expliquer ce qu’est Azendoo et comment il sera utilisé, l’objectif étant de l’utiliser comme principal outil de communication et de s’affranchir des emails.

Un exemple de message de bienvenue

Tous les échanges se font ensuite à l’intérieur du sujet client, et par des échanges plus directs à l’oral.

  • Les livraisons. Dès qu’il y a un élément à livrer, cela se fait dans Azendoo. Le message est formalisé avec un rappel des objectifs. Ce qui a été réalisé est attaché en document joint et décrit dans le message. Et pour finir l’équipe se met à disposition pour faire un point oral/vidéo sur cette livraison.
  • Le feedback. Cela permet aussi d’avoir un premier feedback client avant un call. Tous les commentaires liés à une livraison se font dans le post.
  • Comptes rendu des calls. Tout ce qui a été dit lors d’un call est ensuite synthétisé et partagé sur le sujet sous la forme d’une conversation. Cela permet de clarifier les interprétations et d’itérer en rajouter des points qui ont pu être oubliés par l’équipe, ou par le client.
  • Échanges de ressources. De façon plus informelle, les échanges de ressources tels que les charte graphiques, du wording, et autres types d'éléments sont échangés dans le sujet, permettant une centralisation des documents.

Tous ces échanges là ont lieu dans les conversations, ce qui sous entends que chaque membre du sujet est au courant de tout, permettant une grande transparence.

Une livraison faite sur Azendoo

Il arrive que certaines discussions aient lieu dans des messages privés dans Azendoo, mais uniquement lorsqu’il s'agit de précision ou de petits échanges, comme des horaires de disponibilités pour un appel afin d’éviter de créer du bruit dans les conversations. Mais tout ce qui concerne le feedback et les livraisons y sont proscrits.

Après livraison finale d’un projet avec un client, l’équipe garde le sujet client ouvert, permettant de garder contact avec eux. L’équipe y partage du contenu afin d’apporter des infos, des états des lieux sur la veille, etc… Ces échanges là sont souvent liés soit au produit du client soit au design ou à la communication.

Autres Sujets

L’équipe design d’Az Foundry se servent de la fonctionnalité de sujet favoris sur les sujets des clients en cours lorsqu’ils travaillent dessus. Mais ils utilisent également d’autres sujets variés:

  • Sujet admin. Ce sujet permet de faire le lien avec l’équipe administrative pour tout ce qui est achat de matériel, facturation, devis etc…

  • Sujet humeurs. Comme sur Azendoo tous les membres de l’Espace de Travail sont dedans. Ce sujet permet de se lâcher, de partager des GIFs et autres idioties.

  • Sujet Wake. Ce sujet est réservé aux designers. C’est là qu’ils se partagent du contenu autour du design. Que cela soit de la veille, quelque chose qui leur a plu, ou des prototypes sur leur travail actuel. Ils peuvent ainsi avoir des premiers feedback, et partager leurs découvertes.

Un partage de designs sur le Sujet Wake

Comment les clients utilisent Azendoo

La plupart des clients d’Az Foundry utilisent l’application Azendoo mobile pour le suivi du projet. Cela leur permet d’accéder à toutes les conversations, et de recevoir des notifications sur les avancées du projet. Ils peuvent aussi directement ouvrir certains visuels et donner du feedback où qu’ils soient.

Comment vous pouvez vous aussi utiliser Azendoo en Agence

Vous pouvez vous inspirer de l’utilisation d’Az Foundry pour mettre en place un système similaire dans votre agence, ou bien essayer de vous approprier certaines idées et effectuer quelques changement pour que cela corresponde mieux à votre façon de travailler.

Dans tous les cas voici quelques astuces pour collaborer plus efficacement avec des clients dans Azendoo:

  • Fixer les règles dès le début, avec un objectif clair et précis, afin de vous y référer à chaque fois que l’outil n’est plus utilisé comme convenu.
  • Choisissez de travailler principalement dans les tâches ou dans les conversations. Faire les deux en même temps avec vos clients peut créer de la confusion pour les clients car ils ne sont pas nécessairement très au point avec l’outil au premier abord.
  • Utilisez Azendoo comme l’outil principal de vos échanges écrits, et utilisez les autres formes de communications (téléphone, réunions etc.).
  • Profitez des fonctionnalités d’Azendoo comme la preview pour voir les images sans avoir à les télécharger, ou encore l’email-to-task si votre client se met à vous envoyer des emails.
  • Faites télécharger l’application mobile à vos clients, pour qu’ils ne passent à côté d’aucun message.

Si vous utilisez déjà Azendoo avec vos clients, partagez votre expérience avec nous dans les commentaires ci-dessous.

Mattias Le Cren
Product Manager at Azendoo. I enjoy tech, building software, and football.
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