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Quel que soit votre poste au sein de votre entreprise, s’impliquer dans des projets qui se déroulent convenablement est crucial. Si les tâches sont organisées de manière aléatoire, le flux est susceptible d'être lent et improductif.

Mettre en place des systèmes qui peuvent être utilisés sur plusieurs projets permet non seulement de gagner du temps, mais clarifie les attentes avant chaque projet. La bonne nouvelle est que vous pouvez faire cela facilement, grâce à l’utilisation de checklists, modèles et processus.

Dans cet article, nous allons vous montrer comment utiliser des checklists, des modèles et des processus, en décrivant les avantages de chacun. Vous apprendrez également comment les combiner ensemble pour concevoir un système qui aidera toute votre équipe à collaborer plus efficacement.

Le résultat final ? Une équipe plus productive, qui non seulement comprendra mieux le déroulement du projet, mais communiquera aussi plus facilement.

Qu'est-ce qu'une checklist ?

Une checklist est exactement ce qu’elle sous-entend en anglais. Il s’agit d’une liste d'éléments à cocher pour compléter une tâche. Elle peut être définie comme une liste de tâches qui doivent être accomplies dans un certain ordre, pour ne rien oublier. Elles peuvent être utilisées pour n’importe quelle tâche, dans n’importe quelle industrie.

Les checklists sont largement utilisées dans la santé, et il existe un grand nombre de preuves que non seulement elles améliorent le travail d'équipe et la communication, mais permettent même de sauver des vies. En effet, une étude réalisée en 2008 montre que les décès ont été réduits de 47% dans les salles d’opérations après la mise en place de checklists. Appliquez cela en entreprise, et les résultats pourront être tout aussi positifs.

Prenons un exemple simple. Imaginez que votre mission est de promouvoir un certain produit à travers différents réseaux sociaux. Votre société peut avoir différentes façons de gérer les promotions selon les comptes. Pour que toutes les étapes de cette tâche soient couvertes, vous pouvez créer une checklist. Qui pourrait ressembler à ça :

  1. Raccourcir les lien URL avec bit.ly.com
  2. Ecrire un court CTA avec une nouvelle URL
  3. Publier sur Twitter
  4. Répondre aux commentaires
  5. Ecrire un article pour LinkedIn avec le CTA, plus URL à la fin de l’article
  6. Poster sur LinkedIn
  7. Répondre aux commentaires
  8. Rechercher les questions liées sur Quora.com
  9. Répondre en dirigeant vers l'URL

Chaque élément a un ordre de priorité et un délai, et à chaque fois qu’un élément est accompli il vous suffit de cocher la case correspondante (“check list” = “cocher la case” en français).

La prochaine fois que vous ferez de la promotion sur les réseaux sociaux, vous pourrez suivre la même liste, vous aurez juste à changer certains éléments pour les adapter à votre besoin. Même si vous êtes absent, ou quelqu'un d'autre prend cette responsabilité, la checklist ne changera pas.

Les checklists permettent de se concentrer sur la tâche à accomplir, et à veiller de ne rien oublier. Il y a au moins sept avantages à utiliser des checklists :

  1. Organisation - les checklists fournissent une structure logique
  2. Motivation - observer la progression vous motive à continuer
  3. Productivité - plus vous cochez, plus vous êtes productif !
  4. Créativité - approcher une tâche sur un angle de maximisation de la productivité et de l'efficacité peux vous donner des idées intéressantes
  5. Délégation - vous pouvez réaliser que certaines tâches sont plus à même d’être effectuées par certains membres de l'équipe
  6. Sauver des vies - une checklist peut faire la différence
  7. Excellence - quand rien est oublié, le résultat final est un travail de qualité

Quand utiliser des checklists

Chaque fois que vous êtes impliqué dans une tâche répétitive, utilisez une checklist. Cela vous fera gagner du temps et des efforts - après tout, pourquoi réinventer la roue ?

Les checklists peuvent être utilisées pour n’importe quel type de tâche, petite ou grande. Elles peuvent être utilisées pour quelque chose d'aussi simple que faire sa valise pour aller en vacances, ou pour une tâche plus compliquée, comme une exigence du système technique.

Essayez de garder vos checklists aussi simples que possible, tout en veillant à couvrir tous les aspects nécessaires. Tenez-vous en à une page seulement, si possible, avec une police facile à lire. Restez éloigné des listes sur des papiers qui trainent (et qui se perdent), et envisagez un format en ligne auquel vous pourrez facilement accéder et partager avec d'autres membres de l'équipe si nécessaire.

Outils de la checklist en ligne

Vous pouvez utiliser des applications comme Evernote ou Box notes pour créer des checklists simples et les partager facilement. Alternativement, vous pouvez créer des checklists dans votre logiciel de gestion des tâches préféré, en créant une sous-tâche pour chaque élément.

Qu'est-ce qu'un modèle?

Un modèle est un document qui contient des détails standards déjà réalisés d'une manière pré-formatée. Ce document peut être facilement adapté pour répondre à différents besoins. Il peut être fait à la main ou avec un logiciel automatisé. Il vous permet de garder la même image de marque et la disposition de tous vos documents dans toutes vos tâches et tous vos projets.

Par exemple : vous devez envoyer une lettre standard pour différentes sociétés ou personnes; avec un modèle tout ce que vous devez faire est de changer certains éléments tels que le nom et l'adresse. Ou peut-être que vous aurez besoin de remplir des évaluations de risques pour différents événements. Avec un modèle, il est beaucoup plus facile de changer les détails en fonction de l'événement, plutôt que de repartir de zéro.

Un modèle, parfois appelé template, offre de la cohérence. Les modèles offrent une méthode permettant de maintenir le même aspect sur toutes vos correspondance, contribuant à construire l’image de la marque de l'entreprise. Non seulement servent-ils à gagner du temps, mais en plus ils permettent à tout membre de l'équipe d’être en mesure de produire les mêmes documents de qualité.

Les avantages à s’aider de modèles sont nombreux :

  1. Crédibilité de l'entreprise
  2. Identifiable à la société
  3. Exactitude de la documentation sur l'entreprise
  4. Gain de temps
  5. Prévenir la fraude car difficile à copier
  6. Facilement classé dans les systèmes de gestion
  7. Facilement accessible à tous les employés
  8. Facile à rechercher et indexer par les moteurs de recherche.

Quand utiliser des modèles

Lorsqu’une ou plusieurs personnes se retrouvent à de nouveau créer le même type de document, plusieurs fois, un modèle de base devrait être créé.

Les modèles peuvent être utilisés chaque fois que vous avez besoin de présenter des informations similaires, ce qui vous économise du temps. Les modèles prennent tout leur sens quand vous et votre équipe êtes susceptibles de créer la même présentation ou le même document à plusieurs reprises, en apportant des modifications mineures à chaque fois.

D’autres avantages à utiliser des modèles :

  • Fixe des normes
  • Copie une formule qui fonctionne, reposant sur les leçons précédentes
  • Préserve la simplicité des méthodes
  • Guide la personne éditant le modèle avec des instruction
  • Fournit des informations
  • Décline la mise en forme des informations pour différents publics

Outils de création de modèles en ligne

Il est facile de travailler avec des modèles lorsque la société les a préparé et enregistré à l'avance en ligne, permettant à toute l'équipe d'y accèder en cas de besoin. Il est assez simple de créer des modèles en utilisant un logiciel standard de traitement de texte, puis de les stocker dans des programmes de gestion des tâches. Pour les modèles plus complexes, beaucoup de logiciels vous permettent d'enregistrer des modèles à utiliser.

La plupart des logiciels de bureau, tels que Microsoft ou Open Office, offrent une gamme de modèles; certain sont disponibles avec le logiciel, et il y a aussi une option pour en rechercher d’autres en ligne. Si vous utilisez Google Docs, vous pouvez également puiser dans leurs modèles tout prêt. Il en va de même si vous développez des sites Web ou utilisez Wordpress; il y a beaucoup de thèmes et de modèles que vous pouvez adapter à vos propres besoins, pour économiser du temps et de l'investissement.

Qu'est-ce qu'un processus?

Un processus est une liste de toutes les tâches qui doivent être faites pour réaliser un projet. Il est souvent défini comme une série de tâches liées qui conduisent à la réalisation d'un objectif de l'organisation. Pour bien fonctionner, il repose généralement sur un flux systématique des listes de contrôles et des modèles, qui lorsque utilisés ensemble permettent de mener à bien le projet.

Pour continuer avec notre exemple précédant, la promotion sur les réseaux sociaux peut n’avoir été qu’une simple tâche dans un processus. Imaginez que l'ensemble du projet est la promotion d'un nouveau produit afin d'augmenter les ventes. Si l'entreprise dispose d'un processus de mise en place à chaque fois qu'un produit est lancé, l'efficacité du projet est augmentée.

Ainsi, un processus de promotion d’un nouveau produit simpliste pourrait être :

  • Réunion de l'équipe pour assigner des tâches
  • Campagne de Blogging - pré-lancement
  • Préparer l’emailing
  • Promouvoir à travers les réseaux sociaux
  • Campagne publicitaire - Plan
  • Exécuter la campagne
  • Surveiller les résultats
  • Une analyse

Le but d'un procédé consiste à fournir une structure pour le projet. Si vous vous demandez pourquoi les représentants du service à la clientèle donnent l’impression de se répéter, c’est probablement parce qu'ils ont un processus à suivre. Un peu comme lorsque l’on suit les instructions du GPS pour nous amener du point A au point B.

La création de processus présente de nombreux avantages, notamment :

  1. Augmenter l'implication et le moral de l’équipe car les instructions sont claires
  2. Découvrir des problèmes mineurs à l'avance, donnant l'occasion de les prévenir
  3. Voir l'ensemble du projet en un coup d'œil
  4. Se débarrasser des étapes inutiles, et donc gagner du temps
  5. Respecter les audits
  6. Permettre aux nouveaux employés de s’adapter plus rapidement
  7. Partager les meilleures pratiques

Quand utiliser les processus

Votre entreprise devrait utiliser des processus à chaque fois qu'elle veut utiliser un système qui “rend le flux de travail d'une organisation plus efficace, plus apte à s'adapter à un environnement en constante évolution”. C’est également un moyen efficace de relier les différents départements s'il y a des projets répartis sur plusieurs départements.

Il existe des études qui montrent qu’utiliser des flux de travail en soins infirmiers a un grand effet sur les habitudes de travail, les méthodes de communication et les rôles. D’autres études ont également été réalisées dans d'autres domaines, parmi lesquels l'intégration d’un processus central améliorant les communications, pouvant avoir un effet profond sur la productivité.

Pour mettre ces pratiques en place, votre entreprise doit vouloir mettre au point un système organisé qui vous aidera à faire croître l'entreprise grâce à une efficacité accrue. La bonne nouvelle est que vos processus, checklists, et modèles peuvent être réutilisés pour tous les futurs projets similaires.

Donc, le temps que vous mettrez à l’élaboration de ceux-ci sera toujours utile pour le futur, et permettra de gagner du temps et d’augmenter la productivité sur le long terme.

Utilisez des processus à chaque fois que vous avez des projets répétitifs qui ne nécessitent que des petits changements. Une fois que votre processus est en place, il ne n’a besoin que de modifications mineures pour l’adapter à des projets similaires.

Comment mettre en pratique

Les checklists, modèles et processus peuvent être facilement intégrés dans les flux de travail, représentant un guide étape par étape sur la façon d'accomplir les tâches et les projets. Ils doivent également être accessibles pour toutes les personnes impliquées dans le projet, mais aussi duplicables pour tous les projets futurs.

La façon la plus efficace d'y parvenir est d'utiliser un système centralisé pour que tous les intervenants puissent l’utiliser. La mise en œuvre d'un système de gestion des tâches permet à votre équipe de collaborer sur des projets utilisant des checklists, des modèles, des processus et plus encore. Lorsque vous avez conçu et enregistré tous vos documents, ils peuvent alors être consultés et mis en œuvre sur plusieurs tâches et projets.

Il est très simple d'organiser, de surveiller, de communiquer et de stocker toutes les informations pertinentes pour un projet particulier en un seul endroit.

Il est prouvé que planifier des projets à l'avance a des effets importants sur la productivité; y compris un gain de temps et l’accroissement de la performance globale.

Les désavantages

Bien que l'aide de checklists, modèles et processus présente de nombreux avantages, il se peut que cela se retourne contre vous s'ils ne sont pas bien gérés. Par exemple, si le travail implique de la créativité et de la spontanéité, ils peuvent ne pas être les meilleurs outils à utiliser, car ils reposent sur une planification préalable.

Ils peuvent aussi rendre le travail trop répétitif lorsqu’on en abuse, conduisant à de la monotonie. Cela peut entraîner une diminution de la motivation avec un effet négatif sur le niveau de confiance.

Cependant, les aspects positifs l'emportent sur les risques. Assurez-vous simplement que les systèmes mis en place correspondent au projet.

Pour conclure

Avoir un système organisé en place qui comprend des checklists, des modèles et des processus, permettra d'augmenter l'efficacité du fonctionnement de votre entreprise.

Non seulement les avantages sont énormes, mais avec les outils en ligne disponibles, ils sont aussi faciles à mettre en place. En les adaptant en fonction de vos besoins, les checklists, modèles et processus vous permettront d'économiser du temps, de l'argent et d’éviter la frustration, pour que toute l’équipe travaille plus intelligemment.

Mattias Le Cren
Product Manager at Azendoo. I enjoy tech, building software, and football.
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