Après avoir passé quelques années à animer des équipes à coup d’email, de trop long meeting et de tableaux Excel, nous avons commencé à réfléchir il y a quelques années à une autre façon de travailler. C’est à partir de ses constats qu’est né Azendoo, notre application de travail collaboratif.
Plus qu’une simple application, Azendoo porte des valeurs adaptées au travail de demain : agilité, transparence, bien-être, productivité. Face aux nouveaux défis du monde, nous croyons obstinément à la force du travail en équipe, si il est bien organisé.
La matière travail, son organisation, ses contraintes est devenue, avec le temps, notre métier. A travers ces quelques lignes, j’ai voulu vous partager quelques pratiques simples à appliquer dès 2018 pour être plus en phase avec votre travail.
Apprendre à mieux se connaitre
Avant d’être le membre d’une équipe, vous êtes ce travailleur solitaire qui essaye d’apporter au quotidien le maximum de valeur. Pour être bien avec les autres, il faut d’abord être bien avec soi même. Cela passe par un meilleur accomplissement de soi au travail. Cela ne se décrète pas. C’est une démarche de petit pas, d’essais et d’erreurs, où la prise de recul est nécessaire.
Apprendre à mieux se connaître c’est par exemple savoir doser son énergie : est-on du soir ou du matin ; suis-je performant si je travaille le weekend ; combien de soir par semaine puis-je travailler ; suis-je performant si j’ai 5 déjeuner et 4 dîner d’affaire dans la semaine ; puis-je me passer de lire, d’écouter la radio. Se poser toutes ces questions permet de mieux s’organiser et de mettre en place des routines pour se libérer du temps par ailleurs.
Pour moi c’est : lundi fin d’apm, devoirs avec les enfants ; mercredi midi Yoga ; vendredi apm administratif de la société (parce que de toute façon je ne peux rien faire d’autre) ; sport tous les weekend ; 0 email les mardi et vendredi.
Ces quelques routines sont gérées dans mon agenda et dans Azendoo : par exemple avec une tâche répétitive “0 mail” tous les mardi et vendredi, toutes les tâches administratives sont systématiquement positionnées au vendredi apm, moment où je me donne le défis d’en faire un maximum avant de partir en weekend.
Sans trop développer ce chapitre autour du développement personnel voici quelques autres conseils à appliquer dès ce début d’année : essayez d’identifier ce qui fait que vous ralentissez, ne perdez jamais trop de temps à répondre, commencer une tâche permet d’en appréhender l’ampleur, demandez de l’aide sur ce que vous n’arrivez pas à faire, acceptez vos défauts insolubles, libérez-vous du temps en apprenant à dire non, progressez doucement mais solidement, ne soyez pas (trop) susceptible - ça c’est pour moi ;-).
L’objectif est bien de s’accomplir dans son travail et s’accomplir dans son travail permet d’y prendre du plaisir, de trouver un sens à ce que l’on fait en pensant à long terme. Transmettre son énergie et sa détermination à son équipe reste le meilleur moyen d’avancer.
Avec l’émergence de nouveaux métiers, les expertises se multiplient et le travail en équipe, la bonne collaboration entre les experts, entre les cultures, devient encore plus crucial pour mener à bien des entreprises.
Les poisons du travail en équipe : emails et réunions
C’est un sujet rabâché, re-rabâché mais qui reste d’actualité pour de nombreux travailleurs. Il suffit de prendre le train entre Paris et Bordeaux pour découvrir qu’Outlook sévit encore avec des milliers d’emails non lus, des répertoires en pagaille et des heures à passer essayer de répondre et à ranger.
Pour beaucoup, le travail n’est qu’un flux ininterrompu d’email subis, entrecoupé de réunions peu efficaces et trop longues. Le travail personnel de réflexion, de prise de recul et de recherche de solutions prend une part congru dans leur emploi du temps.
Le problème de l’email est qu’il vous est adressé personnellement, il ne dit pas si il attend quelques chose de vous, il ne dit pas si vous êtes le destinataire principal, il vous dérange immédiatement, il attend une réponse, il n’est pas cherchable par d’autres, …
Les emails créent surchauffe et désorganisation dans les équipe. Une solution comme Azendoo permet de séparer ce qui est lié aux plans d’actions (organisation du travail) et ce qui de l’ordre du contenu (idées, problèmes, informations). Les plans d’actions partagées permettent aux équipes de bien connaître leurs objectifs, leur délivrables, le planning et de pouvoir collaborer autour. Le partage et la transparence créé de la sérendipité dans l’organisation, générant valeur et gardes fous.
Même avec Azendoo, l’email reste un outils quotidien pour rester connecté avec l’extérieur … ses prospects, ses partenaires, ses candidats. Notre application offre de nombreuses possibilités d’intégration avec les emails. En moyenne, grâce à une nouvelle façon de structurer les échanges aux travail, les utilisateurs d’Azendoo ont vu leur nombre d’email baisser de 70%.
Pour mon inbox et les emails qu’il me reste, je m’applique les règles suivantes :
- (presque) 0 email 2 fois par semaine (permettant au pire d’avoir un délai de réponse raisonnable)
- je le transforme en tâche dans Azendoo si la réponse n’est pas immédiate ou si je délègue l’action
- j’utilise les filtres de Gmail (principal, réseau sociaux, promotion, notifications)
- mes messages sont courts et sans jargon
- j’utilise uniquement archiver ou supprimer (surtout ne pas classer, les moteurs de recherche sont très efficaces)
- j’ai mis en place quelques filtres ad-hoc permettant d’organiser quelques notifications (factures, nouveau paiement, …). A vous de jouer en 2018 ;-)
Les réunions sont une autre grande source d’improductivité des équipes. Les réunions sont souvent trop longues, avec trop de monde, sans objectif clair, sans conclusion et sans plan d’actions à la sortie.
Dans ce monde de plus en plus complexe et malgré toutes les messageries possibles, il faut privilégier l’échange direct pour avancer réellement sur les problèmes à résoudre. Les échanges de courts messages ne suffisent pas. C’est la confrontation de quelques expertises -ou de points de vue - qui permettent d’arriver à des solutions solides.
Au préalable de ces échanges, il faut avoir travaillé seul son sujet, pour s’être forgé une conviction et esquissé quelques idées. Les brainstorming sans préparation ne produisent que peu de résultats. Les réunions demandent donc souvent une préparation préalable et demandent d’aller au fond des choses pour proposer des solutions viables.
Pour nos réunions internes chez Azendoo, c’est max 4 personnes, c’est max 45mn, c’est en visio ou présentiel ou mixte (merci le Sparkboard de Cisco), c’est sur un sujet identifié plutôt pointu (produit, dev, marketing ou business …), c’est une synthèse en live sous forme de schémas ou textes partagés immédiatement dans la bon item ou sujet dans Azendoo, c’est une mise à jour en live du plan d’action avec les tâches affectées (avec ou sans deadline) sur Azendoo.
En plus de ces réunions de travail “spot” qui s’organisent au fil de l’eau pour avancer sur nos projets, nous avons mis en place 2 réunions régulières de 45 mn avec toute l’équipe (sur 3 sites) les lundi et vendredi en tout début d’apm (décalage horaire oblige). Elles permettent en 3mn chacun de présenter ce que l’on va faire dans la semaine et les chiffres de la semaine précédente, le lundi, et ce que l’on a fait dans la semaine et les difficultés rencontrées, le vendredi.
Un autre problème qui nous a poussé à créer Azendoo est la sur-gestion des projets en entreprise.
Trop de gestion de projet nuit à la vitalité des projets
Le problème de la gestion de projet est qu’il y a souvent plus de gestion que de projet. La sur-gestion est un fléau proche de la bureaucratie. Cela génère du travail sans générer de valeur. Une somme précise d’imprécisions ne génère pas de la précision mais une résultat faux.
La sur-gestion fait souvent perdre de la productivité, augmente le niveau de stress face à de perpétuels reporting et réunions d’avancement, et n’a aucun impact positif sur l’esprit d’équipe. J’ai déjà vu de gros projets IT dont le coup de gestion représentait au final 30% du coût total du projet et tout cela pour être très en retard et bien au delà du budget initial. La double peine d’un projet pourtant “bien géré”.
C’est aussi pour libérer du temps de travail effectif que nous avons développé Azendoo, une discipline d’équipe plutôt que des gestionnaires de projet. Par conception, Azendoo maintient à jour et consolide pour vous le niveau d’avancement d’un projet sans avoir à organiser des réunions spécifiques pour cela. Le temps de gestion peut être réallouer pour travailler sur le fond du projet et faire en sorte qu’il aboutisse dans les temps, avec un maximum de qualité et d’impact.
A vos bonnes résolutions !! Bonne année de travail à tous !