Lancer un nouveau projet peut être très stimulant et très excitant; mais cela peut aussi être effrayant. Les risques de voir son projet échouer sont nombreux, tout comme la probabilité de se confronter à des problèmes en cours de route, que ces problèmes soient relatifs à la planification des tâches, aux équipes de travail, ou à la prise de décision. Vous et vos équipes devez être préparés à prendre les mesures nécessaires pour garantir la réussite de votre projet.
Bien préparer votre projet, c’est réduire le risque d’échec. La réussite de votre projet passe par deux éléments : définir avec précision les buts et les objectifs à atteindre, et impliquer chaque membre de l’équipe. Malgré tout, au fil du temps, la feuille de route que vous aviez établie peut être difficile à tenir, et maintenir l’attention de vos équipes peut s’avérer compliqué.
Au fur et à mesure que le projet avance, il se peut que les membres de l’équipe doivent redéfinir leurs priorités, et plus particulièrement s’ils sont confrontés à des problèmes importants. Cela peut avoir des conséquences catastrophiques sur votre projet, dans la mesure où la productivité est étroitement liée à l’implication de chacun. C’est pourquoi nous avons dressé une liste de conseils à garder en tête pour que vos équipes restent aussi mobilisées et productives que lors du premier jour.
7- Encourager les initiatives personnelles et l’indépendance au travail
L’une des plus grosses erreurs que les Managers commettent, est de ne pas encourager la créativité de leurs équipes. Même si le travail d’équipe nécessite des efforts collectifs, pour atteindre un but commun, l’expression personnelle de chacun joue un rôle clé sur le résultat final.
Christopher Meyer, professeur à l’Université de Gestion de Baylor, a mené à bien plusieurs études relatives à l’individualisme et au collectivisme, ainsi que leurs adaptations respectives sur le lieu de travail.
« Nous ne prenons pas assez de temps pour penser à la formation de nos équipes. Nous nous contentons de mettre des individus ensemble, en espérant que tout se passera pour le mieux. Nous comptons sur la chance pour obtenir les résultats souhaités, alors que nous pourrions parfaitement associer intelligemment les talents.» - Chris Meyer
Meyer a regroupé différents individus, certains plus aptes au collectivisme, et d’autres plus aptes à l’individualisme. Il leur a attribué des tâches spécifiques, tout en continuant d’observer leurs performances et leur précision de travail. Et Meyer est arrivé à la conclusion suivante : « Si nous avons besoin d’individus capables de travailler de façon collective, nous avons également besoin d’individus capables de travailler de manière individualiste, pour obtenir les meilleurs résultats possibles. »
Afin d’obtenir le meilleur de vos équipes, essayez d’identifier, dans un premier temps, à quel groupe appartient chacun de vos collaborateurs, et planifiez votre travail en tenant compte de ce facteur. Cela permettra de réduire le risque de problèmes associés à vos équipes, de favoriser une bonne collaboration, voire même d’accroître leur productivité.
6- Connaissez vos équipes
Nous venons de voir l’importance d’établir un environnement de travail adapté. Nous allons maintenant voir qu’il est tout aussi important de déterminer les différentes qualités et les différentes forces. Pour que votre groupe de travail soit fonctionnel, vous devez au préalable définir les limites et les capacités précises de chacun. Comment faire autrement ?
Pour cela, vous devez observer le comportement de vos collaborateurs et définir avec exactitude leurs principales forces et faiblesses. Cela vous permettra d’attribuer de façon efficace les différentes tâches au cours de votre projet. De même, avoir conscience de ce qu’un individu est capable (ou non) de faire vous aidera à évaluer ses capacités personnelles, en fonction de sa nature profonde.
5- Le « Non » : une réponse à part entière
Il se peut que vous soyez confronté à des réactions contraires à vos prises de décision, parfois même en relation avec votre façon de gérer les choses. Dans de telles situations, vous devez être prêt à écouter ce que les autres ont à vous dire, et à en tenir compte.
Sur leur lieu de travail, les Managers ont tendance à ignorer les remarques allant à leur encontre, ou à faire en sorte de décourager leurs auteurs. Ce type de réaction ne sert à rien, si ce n’est d’avorter toute tentative d’innovation.
En tant que Manager, vous devez comprendre que vous aussi, vous faites des erreurs. Tout Être humain en fait. Et ces erreurs auront des répercussions sur vous, sur votre projet, et sur chacun des membres de votre équipe. C’est pourquoi vous devez prendre le temps d’entendre et d’accepter toute remarque provenant de vos collaborateurs. Cela vous permettra aussi d’obtenir plus de respect de leur part, car vous leur aurez accordé de l’importance et aurez écouté leurs propositions.
4- Planifier en amont et communiquer régulièrement
Une bonne planification des tâches est essentielle pour assurer la réussite de votre projet. Définir des dates butoir met une pression positive sur vos équipes et sur vous-même. Quant aux délais, ils vous aident à célébrer vos petites victoires, au fil du projet.
Cependant, nous savons tous que les choses peuvent très vite mal tourner, et qu’un seul petit détail peut ruiner toutes vos semaines de planification. Pensez donc à prévoir un temps supplémentaire à votre calendrier d’origine, afin de pouvoir gérer les éventuels imprévus qui se présenteraient sur votre chemin.
La priorisation des tâches est étroitement liée à la planification, et le fait de définir des priorités est une bonne manière de s’assurer que votre calendrier est respecté. Même s’il est essentiel de faire connaître à vos équipes les différentes priorités, au début du projet (afin que les dates butoir soient honorées), il est tout aussi important de les tenir régulièrement informées de l’avancée du projet.
Pensez bien à signaler à vos équipes tout changement apporté au calendrier ou aux priorités, afin que tout le monde dispose des mêmes informations. Plutôt que d’informer vos collaborateurs à la volée, prévoyez plutôt une réunion entre les différents membres. Cela sera bien plus efficace.
3- Tirer profit des nouvelles technologies
Puisqu’il existe différentes études basées sur les méthodes et les styles de management, les programmeurs développent des outils efficaces, permettant de gérer les projets et de fluidifier l’organisation.
Aujourd’hui, il existe des applications pour tout : planifier les réunions, gérer vos e-mails, voire des campagnes marketing de A à Z. Déterminez le talon d'Achille de chacun de vos collaborateurs, et faites confiance à la technologie pour combler les manques.
Les logiciels de management proposent des interfaces ergonomiques, qui vous aident à partager efficacement les informations et les documents, suivre les tâches en cours et améliorer la collaboration entre les membres.
Les listes collaboratives de tâches prioritaires offrent un espace organisé, qui affiche chaque tâche au membre auquel elle revient, l’avancée du travail, ainsi que d’autres informations relatives au projet.
Ces outils permettent d’obtenir une vue globale sur l’évolution du projet, par le biais de statistiques et d’instantanés; afin de vous permettre d’identifier les problèmes et de les gérer de manière plus efficace. Certaines plateformes vous donnent même la possibilité de travailler directement avec vos clients et autres membres externes, de partager facilement les informations (de façon privée et sécurisée), et de mieux collaborer en général.
2- Savoir prendre des risques
La gestion du risque joue un rôle déterminant dans la gestion de projet. Savoir identifier les risques est essentiel. Toutefois, chaque membre de l’équipe doit évaluer les risques à sa propre échelle.
Eviter le risque est une chose; prendre des risques en est une autre. Lorsque vous évaluez les pièges à éviter, vous et vos collaborateurs prenez le risque de ne pas tomber sur le meilleur type de risque : les opportunités. Les opportunités représentent une bonne occasion d’essayer quelque chose de différent, qui, peut-être, vous apportera de grands bénéfices.
C’est pourquoi vous devez toujours encourager vos collaborateurs à prendre des risques. Par exemple : les laisser travailler sur une autre partie du projet, ou accorder plus de budget, voilà qui peut avoir de véritables répercussions positives sur votre projet, et sur vos équipes.
Il existe deux bonnes raisons de laisser vos collaborateurs prendre des risques. Premièrement, il est gratifiant pour eux de savoir que leurs initiatives et leur travail sont appréciés à leur juste valeur et cela les encourage à s’impliquer davantage dans le projet. Deuxièmement, que le risque pris donne des résultats ou non, vous en tirerez toujours une leçon, et cela vous apportera de nouvelles clés pour être plus efficace. En plus, lorsque la prise de risque est récompensée, cela apporte des avancées imprévues à votre projet et dynamise le groupe.
1- Perdre du temps
Bien que cela puisse sembler contre-productif, profiter de votre temps libre avec vos collaborateurs peut se révéler très efficace. Même s’il est parfois compliqué de parler d’autre chose que du travail (surtout lorsque les objectifs à atteindre sont nombreux et complexes), faire le vide peut être très bénéfique.
Prévoir des activités de Team Building ainsi que des soirées après le travail peut être très productif. Les activités de ce type peuvent stimuler la collaboration entre les membres et augmenter la confiance mutuelle. Résultats garantis : une meilleure productivité et plus de motivation.
Les soirées organisées après le travail ainsi que les autres événements de ce type peuvent être une bonne occasion de récompenser vos collaborateurs pour leurs avancées et leurs réussites, et permettent de créer un sentiment d’unité.
Pour résumer, il existe différentes façons de motiver et d’impliquer vos collaborateurs, et de maintenir un bon niveau de productivité, afin d’assurer la réussite de votre projet :
- Apprendre à connaître vos équipes et encourager les initiatives personnelles et collectives
- Vous montrer ouvert aux idées, commentaires, et critiques concernant votre projet, ainsi qu’à votre manière de gérer le travail
- Etablir un calendrier, prévoir du temps pour les retards possibles, et signaler à vos collaborateurs les changements/mises à jour adoptés
- Tirer avantage des outils de collaboration afin de faciliter la délégation des tâches et le suivi, le transfert d’informations et obtenir une vue plus globale sur le projet
- Encourager la prise de risques
- Prévoir des activités de groupe et féliciter vos collaborateurs pour leurs réussites
J’espère que cet article vous a été utile. N’hésitez pas à partager avec moi vos propres expériences et astuces, dans les commentaires ci-dessous.