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Afin de bien démarrer sur Azendoo, toute équipe de travail a besoin de bien structurer son environement dès le début.

Cet article a donc pour objectif d'aider les nouveaux utilisateurs d'Azendoo à structurer leur environnement afin de démarrer du bon pied sur l'application et de ré-organiser progressivement la façon dont il travaillent.

La structure d'Azendoo

L'application Azendoo se compose de trois élements principaux : les abonnements, les espaces de travail et les sujets.

  • Les abonnements regroupent les espaces de travail d'une même entreprise
  • Les espaces de travail regroupent les membre d'une équipe autour de sujets.
  • Les sujets regroupent certains de ces membres autour d'un thème ou projet afin de discuter, de partager des documents et d'organiser leur travail.

Les sujets sont ce qui rend Azendoo si flexible. Ils fonctionnent comme un tag et un dossier, et incluent des listes de tâches, des discussions, des documents, un calendrier, et de tableaux de bord.

Droits et administration

Il y a des droits administratifs à prendre en compte lorsque vous structurez votre environnement Azendoo. Chaque abonnement doit avoir au moins un Manager, chaque espace de travail doit avoir au moins un Administrateur, et les sujets peuvent avoir des Responsables.

Les Managers d'abonnement sont responsables du paiement et de la facturation. Ils ont également la possibilité de retirer des membres de l'abonnement et sont les seuls a pouvoir créer de nouveaux espaces de travail.

Les administrateurs d'espaces de travail peuvent gérer les membres au niveau de l'espace de travail. De plus, ils peuvent autoriser ou interdire les invitations de nouveaux membres dans l'espace (et par conséquent dans l'abonnement) et avoir le contrôle sur le lien d'invitation publique. Ils ont aussi les mêmes droits que les responsables de sujets en ce qui concerne la gestion des sujets.

Les responsables de sujets peuvent changer le nom, la description, la couleur et la confidentialité du sujet. Il peuvent aussi gérer les membres au niveau du sujet, et archiver ou supprimer le sujet.

Toute personne qui crée un abonnement, un espace de travail ou un sujet obtient automatiquement les droits administratifs associés. Ils peuvent nommer d'autres membres responsables afin de leur donner les mêmes droits qu'eux, mais aussi révoquer ses même droits.

Visibilité et confidentialité

Seuls les managers de l'abonnement peuvent voir tous les espaces de travail de l'abonnement. Tous les autres membres verront seulement les espaces dont ils sont membres.

Les espaces de travail sont complètement invisibles aux autres membres de l'abonnement. Si la personne n'est pas membre de l'espace de travail, elle n'aura aucunement accès à ces informations.

La confidentialité des sujets dépend du type de sujet. Il y a trois types de sujets, chacun ont leur propre confidentialité :

  • Les sujets ouverts sont disponibles à tous les membres de l'espace de travail. Les collaborateurs n'ont pas besoin d'être membres du sujet pour accèder au contenu et intéragir avec celui ci.
  • Les sujets fermés peuvent être trouvés par tous les membres de l'espace de travail, mais seul les membres du sujet ont accès à leur contenu. Ceux qui ne sont pas membres du sujet peuvent demander de le rejoindre.
  • Les sujets secrets ne peuvent pas être trouvés par les membres de l'espace de travail, et sont accessibles seulement sur invitation. Seuls les membres ont accès au contenu, et ni les conversations ni les tâches ne peuvent être partagés sur d'autres sujets simultanément.


Comment s'organiser autour de sujets

Les sujets peuvent être utilisés pour organiser votre travail d'équipe et pour discuter sur des thèmes variés, que cela soit de manière temporaire, comme pour l'organisation d'un événement, ou de façon plus permanente, comme pour gérer vos efforts marketing.

Les sujets sont aussi une façon de créer des équipes plus restraintes au sein d'un espace de travail, ou encore une façon de créer une nouvelle liste de tâches.

Vous pouvez par exemple organiser votre environnement Azendoo avec un sujet par équipe ou département dans votre entreprise (marketing, ressources humaines, ect.). En parallèle, vous pouvez créer un sujet pour chaque projet actuel et futur.

Vous pouvez également inviter vos partenaires, clients, et tout autre collaborateur externe à votre entreprise en tant que Guest, dans un sujet dédié, afin de collaborer de manière plus efficace et centralisée.

La force d'Azendoo réside dans le fait que chaque contenu, que cela soit les tâches, les conversations ou les documents, peut être partagé sur plusieurs sujets simultanément, afin de s'adresser à plusieurs équipes en même temps.

Un sujet temporaire qui n'est plus utilisé peut être archivé. Un sujet archivé n'est plus listé dans la liste des sujets, mais tous ces contenus sont toujours accéssibles via la recherche et la liste des sujets archivés. De plus, les sujets archivés peuvent être réactivés, donc n'hésitez pas à en archiver quelques un pour éviter à votre liste de sujets de devenir trop importante.

Tout sujet doit être créé avec un objectif précis, tel qu'organiser une liste de tâche, discuter autour de thèmes importants, gérer un calendrier, créer un dépôt de fichiers et autres documents, partager des informations avec le reste de l'équipe, et encore beaucoup d'autres cas et des mix de ces dernièrs. Voici 20 exemples de ce que peuvent être vos sujets.

Combien d'espaces de travail devrions-nous utiliser ?

La question d'utiliser un espace de travail ou plusieurs est une question légitime. La réponse est presque toujours de n'utiliser qu'un seul espace de travail, mais il y a des exceptions.

Regrouper tous vos collaborateurs au sein d'une même équipe dans un seul espace de travail est un bon choix car les espaces de travails sont des entités fermées. Voici des bénéfices que vous tirerez à n'utiliser qu'un seul espace de travail :

  • Permettre la collaboration entre differentes équipes et départements
  • Les informations sont trouvables plus rapidement et plus facilement
  • Les listes de tâches sont plus informatives
  • Chacun aura une meilleure estimation de la charge de travail des autres membres de l'équipe
  • Les membres pourront tous s'envoyer des messages privés
  • Les calendriers d'équipes seront plus riches car inclueront davantages de tâches
  • La transparence et la flexibilité de l'entreprise seront grandement améliorées

Ces bénéfices deviennent de facto des desavantages lorsque votre équipe est dispersée entre plusieurs espaces de travail.

Utiliser plusieurs espaces de travail peut être une bonne option dans le cas où vous avez des équipes très restreintes et qui ne collaborent pas entre elles, ou qui requièrent un très haut niveau de confidentialité. Dans ce cas répartir les membres dans différents espaces de travail peut limiter les erreurs de confidentialité et de partages de la part des membres de l'équipe.

Au bout du compte, c'est à vous de décider comment vous souhaitez vous organiser, basé sur ces informations et votre propre expérence.

Testez et apprenez

Le meilleur conseil que nous pouvons vous donner sur l'organisation de votre environnement Azendoo est d'essayer différentes structures et de voir ce qui fonctionne le mieux pour vous. De plus, vous pouvez lire des retours d'expériences de nos utilisateurs pour y trouver des conseils sur l'organisation. Et vous pouvez toujours nous joindre au support pour nous demander de l'aide ou avoir une démonstration personnalisée ;)

Mattias Le Cren
Content marketing & growth hacking advocate. I'm heavily into tech and football. Ping me on twitter: @lecrenm
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