Linkedin Google+

Les nouvelles sous-tâches assignées apportent une pléthore de nouvelles possibilités. Vous pouvez complètement repenser la façon dont vous organisez votre travail dans Azendoo. Ou vous pouvez simplement ajouter une nouvelle couche à votre organisation actuelle.

Découvrons quelques possibilités qui pourraient vous aider à mieux organiser votre travail dans Azendoo.

Pour rappel, votre travail dans Azendoo est divisé en plusieurs niveaux:

  • Espace de travail
  • Sujet
  • Tâche
  • Sous-tâche

La structuration de votre travail dans Azendoo

Nous allons démarrer par la manière la plus simple d'appréhender les sous-tâches, pour ensuite aller vers l’implémentation la plus avancée afin de tirer un maximum de bénéfices des nouvelles possibilités qu’elles apportent.

Rester simple

L'utilisation la plus élémentaire des sous-tâches consiste à créer des sous-tâches sous la forme d'une simple checklist à cocher afin d'effectuer une tâche donnée.

Vous pouvez diviser votre travail en plusieurs parties et simplifier l’utilisation d'Azendoo pour toute votre équipe.

Les sous-tâches utilisées comme une checklist

Fonctionner ainsi signifie ne pas tirer parti de toutes les possibilités offertes par les nouvelles sous-tâches. En effet, les sous-tâches sont des tâches à part entière, pouvant être assignées, commentées etc.

Sous-tâches au lieu de sections

Les sections sont idéales pour diviser le travail au sein de vos sujets et pour créer des processus de travail dans la vue Board. La progression de vos actions devient alors très visuelle car les tâches évoluent en changeant de colonnes. Les sections peuvent aussi délimiter différent types de tâches ou tout autre catégorisation.

Les sous-tâches peuvent remplacer l’utilisation de sections lorsqu'il n'y a pas de processus spécifique en place mais qu’il y a une volontée de catégoriser les tâches au sein du sujet.

Au lieu de séparer vos tâches en 5 sections pour un total de 30 tâches, vous pouvez créer 5 tâches et y rattacher 25 sous-tâches. Cela vous permet d'avoir une nombre réduit de tâches à suivre.

Tirez pleinement parti des sous-tâches en affectant les sous-tâches au responsable approprié.

Affectation de sous-tâches

Voici un petit cas pratique sur comment nous, chez Azendoo, utilisons les sous-tâches assignées.

Avant les sous-tâches, nous utilisions une même tâche pour toutes les étapes du développement d'une nouvelle fonctionnalité dans Azendoo.

Partant de la phase de conception, la tâche était assignée à quelqu'un de l'équipe de produit. Puis, cette même tâche était affectée à un designer dans le sujet “Design”. Ensuite, elle était une nouvelle fois ré-assignée à un développeur lorsque le développement de la fonctionnalité commençait. Nous utilisions également les tâches de suivi pour les actions marketing.

Maintenant, nous procédons différemment. La tâche parente n'est pas assignée et nous créons des sous-tâches pour chaque étape du développement, avec leurs propres responsables et sujets.

De cette façon, le travail et l'information sont divisés de manière logique et tous les collaborateurs peuvent inclure les tâches dans leur planning hebdomadaire. Le suivi de la progression de la fonctionnalité est plus visuel avec la barre de progression des sous-tâches.

Les sous-tâches assignées à des membres de l'équipe

Le seul inconvénient est que des informations importantes peuvent être partagées dans des sous-tâches, ce qui peut empêcher certains membres de l'équipe de les voir immédiatement.

Pour vous assurer que cela ne se produit pas, demandez à tous les membres de votre équipe de partager des informations importantes dans la tâche parente, même si cela implique la duplication de messages ou de documents. Cela facilitera la recherche d'information pour tout le reste de l’équipe.

Utiliser les tâches en tant que processus

Jusqu'à présent, les sujets étaient l'endroit où vous pouviez planifier et exécuter des processus. Avec les nouvelles sous-tâches, les tâches peuvent également héberger des processus complets - presque aussi bien que des sujets.

Mais pour gérer des processus quelque peu complexes, il faut des séparateurs pour diviser le travail en catégories ou en étapes. C'est pourquoi nous avons veillé à ce que les sections soient correctement affichées dans les tâches.

Les sous-tâches pour gérer des processus

L'utilisation de sections en tant que sous-tâches permet d'héberger des processus complexes à l'intérieur des tâches. Voici comment vous pouvez transformer des sous-tâches en sections:

Créez votre section sous forme de sous-tâche puis transformez la en section

L'avantage est que vous pouvez disposer vos propres processus dans une tâche, vous donnant plus de structure. L'inconvénient est que les informations peuvent ne pas circuler aussi bien que dans un sujet.

Créer un processus structuré à l'aide de sous-tâches

C'est la manière la plus avancée d'utiliser des sous-tâches dans Azendoo, et la plus bénéfique en termes d'organisation.

Revenons à la façon dont nous organisons le développement de fonctionnalités chez Azendoo. Nous avons une tâche parente pour la fonctionnalité, puis nous créons des sous-tâches pour chaque étape du développement (conception, design, développement, marketing etc).

Maintenant, ajoutons les sujets dans le mix.

Nous avons un sujet pour chacune des étapes, où toutes les sous-tâches seront partagées. Nous avons également un autre sujet de niveau supérieur pour les tâches parents, appelé "roadmap".

Chaque tâche “parent” est partagée sur le sujet “roadmap”, tandis que les sous-tâches sont partagées sur d'autres sujets dédiés à une partie du processus. Cela crée une structure cohérente pour vos sujets, tâches et sous-tâches.

Voici à quoi ressemble la structure:

Il est évident qu’il est préférable d’adapter les sujets à vos propres processus et workflows, mais une fois que vous aurez commencé à organiser votre travail de cette façon, tout sera beaucoup plus facile à suivre pour le reste du projet.

Soyez flexible et adaptez vous

Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon d'organiser votre travail sur Azendoo. Vous devrez adapter votre utilisation d'Azendoo à vos propres processus, workflows, membres d'équipe et autres facteurs. La clé est d'être flexible et d'adapter votre organisation au contexte.

A titre d’exemple, chez Azendoo, nous n'utilisons pas la structure ci-dessus pour chaque flux de travail. Nous utilisons des sous-tâches comme de simples listes dans certains cas, et nous les utilisons comme des processus dans d'autres. Tout dépend du contexte, de la complexité du sujet et de la personne qui travaille dessus.

Alors, libre à vous d’adapter ou non les exemples ci-dessus et de faire votre propre mix pour mieux le faire correspondre à votre équipe, vos clients, vos objectifs, vos flux de travail et votre organisation.

Informez votre équipe sur les bonnes pratiques

Le seul conseil qui peut être utilisé dans chaque organisation est d'informer le reste de l'équipe sur la façon dont chaque sujet est structuré ou organisé. Vous pouvez le faire dans la section description du sujet, dans un message de conversation épinglée ou dans une tâche LISEZ-MOI en haut de votre liste / board.

Voici une petite vidéo rapide pour apprendre à utiliser les sous-tâches dans Azendoo:

À votre tour

J'espère que cet article vous a aidé à mieux comprendre comment structurer votre travail dans Azendoo grâce aux nouvelles possibilités qu’apportent les sous-tâches. Si vous avez des idées ou des suggestions pour d'autres façons de vous organiser dans Azendoo, merci de les partager dans la section des commentaires ci-dessous.

Mattias Le Cren
Product Owner at Azendoo. I enjoy tech, building software, and football.
Découvrez aussi