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Une boîte mail vide, voilà un luxe que beaucoup voudraient se payer. Le problème, c’est que c’est quasi mission impossible : un humain passe en moyenne 13 heures par semaine à gérer ses emails, et le volume d’emails échangés chaque année est en perpetuelle croissance. Les boîtes mails surchargées sont un rappel permanent de vos tâches non effectuées, ce qui engendre, pour beaucoup d’entre vous, un sentiment de culpabilité, d’anxieté et de stress.

L’email - trop c’est trop

Il est très probable que vous travailliez de temps à temps à réduire la surcharge de votre boîte de réception. Etes-vous de ceux qui reportent à demain les emails que vous ne voulez pas traiter maintenant ? Le problème, c’est que le bon moment pour les traiter n’arrive jamais et que ces emails s’entassent, jusqu’au moment où cela devient ingérable. Ce cercle vicieux, on l’appelle l’’Email Overload” (la surcharge d’emails).

Evidemment, la meilleure solution serait de tout traiter, en une seule session de travail. Plus facile à dire qu’à faire, n’est-ce pas ? D’autant plus que vous continuez de recevoir un nombre important d’emails, ce qui allonge sans cesse votre charge de travail. Cette situation est très éprouvante car elle transforme votre boîte de réception en une To-do liste géante et interminable.

Parfois, ne pas traiter les emails déjà reçus peut être une stratégie payante. Plus vite vous en aurez fini avec ces emails, et plus vite vous pourrez repartir sur de bonnes bases, vous délivrant ainsi d'un poids énorme. Devez-vous tout supprimer ? Pas nécessairement.

Les symptômes

Le problème du trop plein d'emails dans votre boîte de réception, c'est la désorganisation ambiante qui s'en dégage : des emails au contenu très varié, un flux d'informations ingérable et ce sentiment de culpabilité qui vous retarde toujours davantage.

Les causes

La surcharge d'emails peut avoir différentes causes. Peut-être ne vous concentrez-vous que sur les emails qui vous interpellent directement, plutôt que ceux destinés aux groupes, et ceux dont le sujet n'est que très peu évocateur de leur contenu. Les échanges par email peuvent demander du travail et consommer du temps, alors pourquoi ne pas utiliser d'autres moyens de communication comme un appel audio/video ou un chat ?

La surcharge d'emails peut aussi être dûe à votre manque de gestion. Parfois, cela peut venir d'une méconnaissance de la plateforme d'email sur laquelle vous travaillez, ou dû au manque d'indications ou d’un excès d'obligations données par votre employeur. D'autres causes peuvent être hors de votre contrôle (comme une connexion Internet trop lente) ou plus simplement inhérentes à votre travail, si votre unique mission est d'assurer un service client, par exemple. Le résultat est toujours le même : trop d'emails à traiter, et pas assez de temps.

Les solutions

Pour arriver à obtenir une boîte de réception vide, vous devez cibler les 3 causes de l'Email Overload, à savoir :

  • Le manque d'organisation
  • Un comportement inadapté à la charge de travail
  • Une inaptitude technologique

Le manque d'organisation

La gestion des emails est une question d'organisation. L'idéal serait d'adopter une approche dans laquelle vous pourriez avoir une vision globale des tâches à effectuer. L'approche globale consiste simplement à avoir une vision d'ensemble et à régler les détails palier par palier. Si ce n'est pas très clair pour vous, voici quelques techniques :

  • Décomposez un email important en plusieurs emails. Puis redirigez chaque email aux personnes concernées par une tâche particulière.
  • Quand vous recevez un email qui comporte déjà un grand nombre de réponses, proposez une visio-conférence pour accélerer les choses.
  • En utilisant des règles et des filtres dans votre boîte de réception, vous allez pouvoir automatiser un grand nombre de tâches en créant des routines de travail basées sur des décisons-types. Vous pouvez également ajouter et gérer des labels pour mieux référencer et retrouver vos emails.

Un comportement inadapté

La question de la gestion d'emails est particulièrement sensible dès lors que repose sur vous une forme de responsabilité par rapport à votre employeur ou votre entreprise. Si votre boîte de réception est surchargée, cela veut dire qu'un trop grand nombre de décisions et de transactions sont en attente, ce qui peut se traduire par une baisse de performance, et une perte de clients, y compris les plus loyaux, qui se sentiront alors délaissés.

Cependant, réorganiser votre plan de travail n'est pas aussi compliqué que vous le pensez. La meilleure façon de gérer une surcharge d'emails est de changer votre comportement et de devenir un maître de l'organisation. Cette transformation n'aura bien évidemment pas lieu si vous vous focalisez uniquement sur des compétences de gestion du temps. Une approche plus sage et plus pratique consisterait à être davantage "conscient" lorsque vous traitez votre boîte de réception.

Prendre conscience de ses actions, et savoir comment votre cerveau fonctionne est essentiel pour établir des stratégies de travail productives. En prenant réellement conscience de votre manière de travailler, et en focalisant votre énergie à améliorer votre workflow, vous serez en mesure de faire un grand nettoyage de votre boîte de réception. Voici quelques-unes des techniques les plus efficaces :

  • Désinscrivez-vous des newsletters inutiles et évitez de vous réinscrire à l'avenir. Utilisez des outils comme unroll.me pour vous désinscrire en masse et gagner du temps.
  • Planifiez différentes périodes de la journée pour vous occuper de vos emails. Choisissez les périodes où vous êtes le plus concentré et énergique possible. Soyez certain de ne pas céder, de manière impulsive, à la tentation de repousser ces tâches. Si nécessaire, informez les personnes les plus importantes de votre liste de contact des horaires auxquels vous traitez vos emails.
  • Envoyez des emails dont le sujet et le contenu sont concis. Allez droit au but. Partagez un email avec trois personnes au maximum, de manière à ne pas être submergé par les éventuelles réponses.

La technologie

L'utilisation d'une meilleure plateforme de boîte mail, adaptée à vos besoins, vous évitera de perdre du temps lorsque vous gérez vos emails. Il existe des plateformes avec des règles et des filtres automatisés, et même des plateformes dans lesquelles vous pouvez intégrer des applications de gestion d'emails. Voici quelques outils pour faire de votre gestion d'emails un jeu d'enfant :

  • Utilisez Boomerang et laissez l’application gérer vos messages non lus en les stockant ailleurs que dans votre boîte de réception, puis demandez-lui de vous les renvoyer au moment où vous en avez vraiment besoin.
  • Sanebox est un outil de management d'emails facile à utiliser, qui agit comme un filtre intelligent sur vos emails. Quelques fonctionnalités : suivi des réponses, désinscription en 1 clic, report des messages non urgents.
  • Vous avez du mal à remettre la main sur les emails oubliés ? Mailstrom les retrouve et les regroupe intelligemment pour vous.

Le conseil ultime

Le meilleur moyen de parvenir à l'objectif que vous vous êtes fixé, à savoir, une boîte de réception vide, c'est de mettre la plupart de vos emails en dehors de votre boîte de réception. Comment faire ? En utilisant une application comme Azendoo, vous allez pouvoir organiser vos projets, gérer vos tâches et synchroniser votre équipe, le tout… sans email.

L'application vous permet de regrouper le travail de votre équipe, d'envoyer des messages, de communiquer avec differentes audiences, de mettre à jour, planifier vos projets et opérations, puis de les partager, et d'augmenter la visibilité globale des actions réalisées par votre équipe.

Si vous utilisez Azendoo pour toutes vos communications internes, votre boîte mail ne servira plus qu'à communiquer avec l'extérieur. Quand on sait que la surcharge d'emails est principalement dûe aux emails envoyés en interne, on comprend mieux comment Azendoo vous permet d'économiser le temps que vous perdez en temps normal sur ce canal de communication.


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Azendoo a aussi un système qui permet de transformer vos emails en tâches actionnables. La plateforme vous permet également d'ajouter des invités et de collaborer de manière fluide et sécurisée avec l'extérieur.

Conclusion

Comme vous venez de le voir, parvenir à vider sa boîte de réception est loin d'être inaccessible, mais cela demande une certaine dose d'efforts et de volonté. Rappellez-vous que la première étape avant de transformer votre rêve en réalité, c'est de vous réveiller de ce rêve. Il est temps pour vous de commencer à agir !

Mattias Le Cren
Product Manager at Azendoo. I enjoy tech, building software, and football.
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