Travailler avec une équipe en télétravail a beaucoup de bons côtés, et l'une des choses que vous remarquerez rapidement est l'importance de la communication.
En fait, le plus grand défi pour toute l'équipe travaillant à distance est de réduire la distance psychologique entre tous les membres de l'équipe, tout en créant des liens avec ses collègues, même si on ne les a jamais rencontré en personne.
Des études montrent que l'amitié au travail peut améliorer de manière significative l'engagement, la motivation, la productivité et la satisfaction au travail. Créer des liens avec vos collègues vous rend non seulement plus heureux, mais également plus efficace au travail.
Aussi difficile que cela puisse paraître, beaucoup d’équipes à distance sont parvenues à établir des relations solides au travail, et vous le pouvez aussi, si ce n’est pas déjà le cas.
Voici quelques astuces pour communiquer de manière efficace avec votre équipe en télétravail, et au passage construire des relations plus fortes avec vos collègues.
1. Utilisez beaucoup de communication visuelle
Construire des relations en communiquant par écrit est possible, mais long et dangereux. Passer davantage de temps à communiquer par le biais de la vidéoconférence est essentiel afin d'accélérer le processus.
Voir les expressions du visage de votre interlocuteur et entendre le ton de sa voix fait toute la différence dans votre communication, et puis nous parlons plus vite que nous n’écrivons.
Passer du temps en “face à face” au quotidien est important, tant pour la construction de l’esprit d'équipe que pour l'efficacité de la communication, et donc du travail. Certaines entreprises recommandent d'être constamment en visioconférence, même si ce n’est que pour vous voir à votre bureau.
2. Définissez le but de chaque outil de communication utilisé
Beaucoup d’équipes en télétravail à travers le monde ont tendance à trop communiquer pour compenser le fait qu'elles ne sont pas physiquement présentes dans le même espace. Voilà pourquoi elles utilisent plusieurs outils de communication.
Mais avant de proposer une myriade d’outils à votre équipe, définissez également le but précis de chaque outil, sinon cela peut créer une confusion et la communication s’en retrouvera brouillée. Et à la fin, tout le monde perdra du temps.
L’équipe d’iDoneThis avait des réunions virtuelles hebdomadaires sur Google Hangouts, sans définir des ordres du jour clairs, ce qui l’amenait à discuter des mêmes choses encore et encore.
Afin d’y remédier, elle a décidé d'avoir des réunions "Show and Tell" durant lesquelles chaque membre de l’équipe montre son travail accompli dans la semaine, ce qui a eu pour conséquence de mettre l’équipe dans un mode proactif constant.
3. Assurez-vous que tout le monde est à jour et dans la boucle
Un des avantages du télétravail est que vous avez tout l'espace et le temps dont vous avez besoin pour terminer votre travail. Mais cela signifie aussi que, parfois, vous ne savez pas ce que vos collègues font, et réciproquement, ils ne peuvent pas savoir ce que vous faites en ce moment.
Voilà pourquoi il est essentiel de disposer d'une communication centralisée et commune, à travers laquelle tous les membres de l’équipe peuvent savoir ce qu’il se passe et se tenir à jour, partager leurs opinions, afin que personne ne soit exclu.
Les membres de l'équipe de Stripe partagent leurs e-mails internes pour maintenir une transparence et garder tout le monde dans la boucle. Avec plus de 428 listes d’email, ils font en sorte que leurs employés ne soient pas inondés de courriels inutiles.
4. Utilisez des gifs et emojis pour faire passer le bon message
Il n’est pas toujours évident de faire passer des messages par écrit, surtout lorsque l’on utilise l’humour ou l’ironie. Si vous n’êtes pas encore familier avec votre interlocuteur, cette personne risque de ne pas comprendre votre message. Pire encore - vous pourriez passer comme impoli et offensser votre interlocuteur.
L’utilisation des emojis et gifs peut aider votre message à être plus clair, et en plus ils sont fun !
L’équipe de chez Buffer utilise un service de chat pour communiquer, et ils font en sorte d'utiliser un maximum d’emojis, de gifs et de vidéos pour faire passer leurs messages correctement.
5. Employez un mot de code pour ne pas qu’on vous dérange lorsque vous travaillez
Lorsque vous travaillez dans un bureau traditionnel, vous pouvez voir quand vos collègues sont occupés ou concentrés sur leur travail, et vous savez qu’il ne faut pas les déranger.
Mais savoir quand un collègue est disponible ou occupé lorsque l’on est en télétravail devient plus compliqué. En outre, indiquer que vous êtes “occupé sur autre chose” peut paraître froid. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser un mot de code. Chaque fois qu'un membre de l'équipe dit ce mot de code, vous savez qu'ils est occupé et qu’il ne faut pas le déranger.
6. Sachez faire des remarques constructives
Il faut parfois savoir parler des choses qui fâchent, que cela soit au bureau ou en télétravail. Savoir communiquer sur ses remarques ou critiques sur le travail des autres, sans gâcher la bonne ambiance pour laquelle vous avez tous tant travailler, est très subtil.
Une des meilleures façons de porter des remarques constructives est d’organiser des réunions collectives, hebdomadaires ou mensuelles. Tous les participants viennent préparés à écouter les critiques, partager leurs opinions et argumenter leurs choix, pour le bien de l’équipe, idéalement en essayant de se détacher du travail accompli pour ne pas prendre les critiques trop personnellement.
CloupPeeps organise chaque mois des visioconférences pendant lesquelles les membres de l’équipe sont divisés en groupes de deux, et se font des retours constructifs sur leur travail, de manière saine et transparente.
7. Créez un espace de détente virtuel
Lorsque l’on travaille dans des équipes à distance, on peut parfois oublier que les membres de l'équipe ont aussi une vie en dehors de leur travail. Il est important d'avoir un endroit où discuter avec tout le monde de tout et n’importe quoi, afin d’apprendre à mieux connaître ses collègues.
Github a un forum appelé “Toast” où les employés partagent leurs petites victoires, qui sont ensuite célébrées par leurs collègues avec des photos ou vidéos d’eux trinquant à leur santé.
Extrait d’une présentation de Github sur le télétravail
8. Organisez des réunions de routine
Mener des réunions d'équipe à un moment commun peut avoir un impact positif sur votre équipe. Elles permettent d’échanger des idées et résoudre des problèmes ensemble, et en même temps à vous sentir plus proches de vos coéquipiers et plus en phase avec vos objectif communs.
Organiser ce type de réunion sur un rythme hebdomadaire ou même quotidien rend chaque participant plus proche du reste de l’équipe et plus impliqué dans les projets. Normaliser le déroulement des ces réunions et leur donner des objectifs précis est conseillé, pour en maximiser la réussite.
Les membres de l'équipe de Groove ont des réunions en visioconférence quotidiennes, du lundi au vendredi, de sorte que tout le monde se sente pleinement responsable de son travail et que l’équipe se synchronise sur les points clés.
9. Utilisez la communication asynchrone en premier
Lorsque nous rencontrons un problème, ou faisons face à un blocage, nous voulons toujours le surmonter le plus rapidement possible. Donc cela implique de demander de l'aide tout de suite.
Cependant, la personne qui est susceptible de vous aider peut être en train de travailler sur autre chose, et est donc indisponible.
Dans ce cas, il est préférable dans un premier temps d’expliquer le problème rencontré via un canal de communication asynchrone. Faire cela systématiquement va :
- Vous assurer que vous avez bien réfléchi au fond du problème, car vous devrez le décrire de façon précise par écrit.
- Laisser le temps aux personnes qui peuvent vous venir en aide de bien examiner le problème et de répondre lorsqu’elles seront disponibles. Cela va également vous aider à être plus patient lorsque vous êtes vraiment bloqué, en vous donnant le temps de travailler sur autre chose.
En résumé
Mettre en pratique ne serait-ce que quelques-uns de ces petits conseils va vous aider à mieux gérer votre communication d'équipe à distance. Il est recommandé de les expérimenter avec votre équipe et de peaufiner ensuite en fonction de votre propre expérience et des préférences de votre équipe.
En fin de compte, votre volonté d'améliorer la communication de votre équipe à distance sera le facteur le plus important, pour proposer des changements selon la façon dont vous et votre équipe communiquez au quotidien. Plus tôt vous les mettrez en œuvre, plus vite vous en verrez les résultats.