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Un grand nombre d’équipes appuient leur travail sur des processus afin de respecter une cohérence dans leur organisation et vis à vis de leurs clients. D’ailleurs, votre équipe a probablement déjà mis en place plusieurs processus qui doivent être suivis afin d’exécuter certaines tâches, voir même certains projets. Ce sont des modèles de projets (“project templates” en anglais”).

Avec la nouvelle copie d’un sujet disponible depuis quelques semaines, vous pouvez maintenant créer des sujets modèles et les copier pour exécuter vos processus plus efficacement dans Azendoo.

Vous pourrez par exemple créer un sujet type avec un processus d'accueil de vos nouveaux collaborateurs, avec des tâches pour les divers documents à lire et à remplir, d’autres tâches contenant les informations nécessaire à leur bonne intégration, etc. Il ne vous suffira plus qu'à copier le sujet modèle et de le partager avec vos nouvelles recrues.

Nous allons donc vous expliquer comment procéder pour créer des modèles et les partager avec votre équipe afin que l’ensemble de votre équipe suive le même déroulé d’un projet et soit ainsi plus efficace.

Etape 1 : Créer un nouveau sujet

Commencez par créer un nouveau sujet et assurez-vous de mettre en avant que ce sujet est destiné à être utilisé comme modèle. Je vous recommande de placer #modèle devant le nom du sujet.

Dans le champ de description du sujet, n’oubliez pas d'expliquer que le sujet est un modèle et donnez des instructions sur la façon de procéder. Voici un exemple que vous pouvez réutiliser et ajuster selon vos besoins :

Ce sujet est un modèle. Pour copier le sujet, cliquez sur le nom du sujet dans la barre supérieure, puis sélectionnez Copier ce sujet.

Si l'option de copier le sujet n’est pas disponible dans le menu déroulant, demandez au responsable du sujet de soit vous donner les droits de responsable du sujet, ou soit de copier le sujet pour vous.

Assurez-vous de sélectionner les options suivantes lors de la copie du sujet (supprimer les options non voulues) :  
- Membres du sujet
- Responsables des tâches
- Descriptions des tâches
- Abonnées aux tâches
- Sous-tâches
- Documents
- Sujets des tâches
- Échéances des tâches
- Temps prévu

N’oubliez pas d'inviter tous les membres pertinents de l’équipe sur le nouveau sujet avant de lancer la création. Une fois le sujet est copié, vous pouvez commencer à travailler dessus :)

(Ajouter des informations supplémentaires ici)

Vous pouvez en complément, ou en lieu et place, poster une conversation en @mentionant les membres de l’équipe qui sont susceptibles d'utiliser ce sujet modèle à l’avenir afin qu'ils sachent qu'il est disponible et comment l'utiliser.

Étape 2 : Créer des tâches

Maintenant que le sujet est créé, il faut y ajouter les tâches qui vont être copiées. C'est là que les détails comptent le plus.

Ajouter un maximum d’instructions pour chaque tâche. Vous pouvez y ajouter des descriptions, des fichiers et des sous-tâches. Vous pouvez même régler le temps prévu pour chaque tâche si vous avez activé le Time tracking.

Faites bon usage des séparateurs pour définir des processus ou décomposer le travail par étapes.

Etape 2.5 : Aller plus loin avec les tâches

Cette étape est facultative, mais vous pouvez également assigner les tâches, cependant, procéder avec prudence : le nouveau responsable de la tâche pourrait ne pas savoir que vous faites un sujet modèle. Une bonne idée est de poster un commentaire dans la tâche afin de le prévenir que cette tâche est un modèle et ne doit pas être pris en compte.

Vous pouvez également "annuler" ces tâches afin qu'elles ne figurent pas dans les listes de tâches de vos coéquipiers. Les copies se retrouveront dans les listes de tâches à faire lorsque le sujet sera copié.

Vous pouvez également ajouter des abonnés si les membres du sujet modèle sont toujours les mêmes personnes. Si le sujet est destiné à être utilisé par plusieurs équipes différentes, il vaut mieux ne pas ajouter d’abonnées aux tâches (cela pourrait amener pas mal de confusions).

Étape 3 : Testez votre modèle

Faites un test de votre sujet de modèle en faisant une copie. Assurez-vous que les tâches sont toutes copiées et ordonnées comme prévu, et que tout fonctionne parfaitement.

Ne vous inquiétez pas, vous pouvez supprimer le sujet ainsi que toutes ses tâches en seulement quelques clics après.

Étape 4 : Informez vos coéquipiers qu’un sujet modèle est disponible

Postez une conversation sur le sujet général, ou sur le sujet que vous jugez le plus approprié, afin que vos coéquipiers sachent qu’un sujet modèle est disponible. Donner les instructions pour quand et comment l'utiliser.

Etape 5 : Utilisez-le !

Prenez la première occasion d'utiliser le sujet modèle et faites une copie de celui-ci pour exécuter votre processus avec votre équipe. Suivez les progrès et recueillez les commentaires des membres de votre équipe sur son utilisation.

Etape 6 : Améliorez votre sujet modèle

N’oubliez pas de prendre en compte les retours de vos coéquipiers, afin de faire des ajustements sur votre sujet modèle et en simplifier l’exécution. Ajustez les tâches individuellement, ou encore l’ordre des tâches pour modifier le processus.

Et voilà ! Vous pouvez utiliser ce processus pour créer autant de sujets modèles que nécessaire pour votre équipe. Vous allez non seulement gagner du temps mais aussi maintenir une cohérence entre tous vos projets répétitifs.

Dites nous ce que vous en pensez et si vous avez trouvé cet article utile !

Mattias Le Cren
Content marketing & growth hacking advocate. I'm heavily into tech and football. Ping me on twitter: @lecrenm
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