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L'un des objectif initiaux d’Azendoo était de surmonter ou même libérer les équipes de la communication interne via email. Mais l’email n’a toujours pas d’équivalence en terme d'utilisation et d'adoption. Tout le monde a un email, et il n'y a pas de substitut claire à ce stade.

Les emails sont toujours le meilleur canal de communication pour les entreprises, les blogueurs, les instances politiques entre autres. De plus, l’email peut agir comme un centre de notification car de nombreux services offrent des alertes e-mail pour informer leurs abonnés sur des événements spécifiques. Par exemple, les services de surveillance serveurs envoient des e-mails lorsque votre site n'est plus accessible.

Et surtout, l’email est devenu presque aussi formel qu’une lettre physique. Il possède notamment une valeur juridique dans de nombreux cas. Il reste le canal de communication préférentiel avec les acteurs externes pour cette raison.


Nouveau, cette fonctionnalité sert aussi à notre dernière intégration : les réunions Google Meet intégrées aux sujets Azendoo ! Découvrez notre tutoriel ici.


Voilà pourquoi nous avons intégré un peu plus les emails dans Azendoo

L’Email-to-task que vous connaissez déjà vous permet d'envoyer un email pour créer une tâche dans Azendoo. Maintenant, tous les sujets ont deux adresses e-mail : une pour créer une conversation dans le sujet et l'autre pour créer une tâche non affectée dans le sujet.

La fenêtre des emails d'un sujet

Contrairement à l’email-to-task, les emails peuvent être envoyés depuis n’importe quelle adresse email. Donc cela signifie que vous pouvez les partager avec vos clients, fournisseurs, freelancers, ou tout autre partenaire externe.

Les conversations créées par l'email du sujet sont postées par AzenBot

Vous pouvez également définir des règles personnalisées dans les paramètres de votre boîte mail. Grâce à cela vous pouvez transférer directement certains emails vers des sujets spécifiques, pour y créer des tâches ou des conversations.

Les tâches sont aussi créées par AzenBot et son non assignées

Les tâches créées par ces e-mails déclencheront une notification aux responsables du sujet, afin qu'ils soient au courant qu’une nouvelle tâche est disponible. Ces derniers peuvent ensuite agir sur la tâche ou l’assigner à un membre de l’équipe.

La notification de nouvelle tâche reçue par les responsable du sujet

Vous pouvez aussi ajouter l'adresse e-mail du sujet en tant que destinataire (ou en copie) d’un email lors de l'envoi d'un e-mail important. Cela aura pour effet d’envoyer une copie dans Azendoo.

Possibilités

Il y a d'innombrables possibilitées avec cette nouvelle fonctionnalité. Vous pourrez maintenant :

  • Créer des conversations ou des tâches: pour répondre à un formulaire de contact sur votre site
  • Envoyer une alerte des services de contrôle critiques par les conversations dans un sujet
  • Créer automatiquement des tâches pour les requêtes de clients entrants
  • Partager des bulletins d'information pertinents dans votre sujet de veille concurrentielle
  • Communiquer en quelques secondes les e-mails importants à l'équipe appropriée, au lieu de les lire
  • Tenir des registres d’échanges de mails clients et les partager avec l'équipe automatiquement
  • Et beaucoup plus...

Comment l'utiliser

Les administrateurs de l'espace de travail et les responsables de sujet peuvent activer les emails. Premièrement en cliquant sur le menu du sujet puis en sélectionnant « emails » et enfin en cliquant sur le bouton pour activer les emails et les afficher.

Activez les emails d'un sujet en trois clics

Une fois l’option activée sur le sujet, tout le monde ayant accès au sujet peut accéder aux adresses e-mail. Cliquez sur le menu du sujet et sélectionnez emails pour afficher la fenêtre dédiée.

Ensuite, il suffit de cliquer sur le bouton de copie à côté de l'adresse que vous souhaitez utiliser, pour la copier dans votre presse-papiers. Vous pouvez ensuite commencer à partager ces adresses aux clients, partenaires et autres collaborateurs externes. Ou les utiliser pour vous abonner aux newsletter, définir des règles pour transférer certains emails à ces adresses, etc.

Vous pouvez également ajouter ces adresses à vos contacts. Cela vous évitera de devoir vous rappeler les adresses emails complexes. De plus vous pourrez rapidement envoyer ou transférer des emails lors de vos déplacements.

Dites-nous comment vous l'utilisez

Il y a tant d'usages pour cette fonctionnalité que nous aimerions savoir comment vous l'utilisez ! Faites nous vos retours dans la partie commentaires ci-dessous.

Gauthier Depierre
CEO at Azendoo enjoying tech, cultures and the shared fields in-between. Encouraging humans & technologies to walk on same path day after day.
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