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Découvrez l’entretien que nous avons eu avec Fred Akuffo, co-fondateur de Olivehorse, et utilisateur d’Azendoo. Il nous explique ici comment il utilise Azendoo pour manager ses projets et ses clients, et pour réduire ses emails en interne.

Pouvez-vous nous parler un peu de votre/vos entreprise(s) ?

Olivehorse est une agence de conseil spécialisée en gestion de la chaîne logistique. Nous aidons nos clients à tirer de la valeur de leurs investissements dans les solutions logicielles SAP. Nos compétences et expertises sont en intégration de solution logicielle et optimisation de réseaux complexes et globaux.

Notre équipe à été fondée en 2012, basée sur un historique dans les 6 plus grandes agence de conseil. Nous avons une base de clients croissante grâce aux recommandations par nos clients et à nos ventes directes. Notre offre de service permet aux clients de se donner des objectifs clairs, maximiser la valeur et réduire le risque à travers leurs initiatives SAP chaînes logistiques. Nous sommes également un partenaire SAP.

Comment étiez-vous organisés avant d’utiliser Azendoo ?

Nous sommes constamment en déplacement, que cela soit sur les sites client, en réunion, ou autre. Nos réunions de direction ont lieu au moins une fois par mois. Cela veut dire que nous nous reposons sur des solutions qui nous permettent de rester en contact, de partager des informations, des idées et des updates, mais aussi de gérer nos activités et de suivre les avancés de nos différentes initiatives.

Avant Azendoo, nous utilisions exclusivement Box et les emails. Mais nous avions besoin d’une solution qui nous permettrait de suivre nos tâches. Nous avons exploré différentes alternatives pour finalement opter pour Azendoo.

Pourquoi avez-vous choisi Azendoo ?

Notre directeur informatique a suggéré Azendoo après une recherche de solution en ligne. La fonctionnalité la plus importante et qui a motivé notre choix est que l’on peut suivre les tâches de chacun. Cela s’avère très pratique car nous pouvons collaborer à plusieurs sur une tâche.

Nous avons également apprécié la logique et flexibilité des Espaces de travail et des Sujets, qui offrent un contrôle sur les autorisations à différents niveaux. Parfois, dans une entreprise comme la nôtre, nous avons besoin que plusieurs personnes lisent un document spécifique; et nous n’avons pas le temps de créer une tâche par personne.

Nous préférons avoir une tâche, ajouter les personnes concernées en “abonnées” sur cette tâche, et leur demander “dites-nous lorsque vous avez terminé”. Ainsi, ces personnes commentent la tâche : “c’est fait” et discutent du document si nécessaire. Cela permet d’avoir des conversations structurées, sur un Sujet spécificique, avec un groupe.

Avec les emails, on peut vite s’y perdre, alors que sur Azendoo, nous pouvons suivre tout ce qui se passe sur une tâche en un seul et meme endroit.

Comment avez-vous organisé Azendoo pour votre entreprise ?

Nous avions besoin d’un outil de gestion de tâches qui soit utilisable sur smartphone, tablette et ordinateur. La plupart des outils ont cette possibilité, mais Azendoo permet de manager son organisation de manière très flexible.

Nous avons un Espace de travail pour chaque département ce qui permet à chaque directeur de gérer son activité et de communiquer sur son déroulement, d’un point de vue opérationnel comme managérial.

Pour nos projets internes, nous créons un Espace de travail pour chaque projet et divisons les diverses parties en Sujets. Nous utilisons le meme principe pour les devis et les démos clients.

Nous avons également un Espace de travail par client, pour gérer les missions et les éléments livrables. Les clients ont besoin de visibilité et ont tendance à utiliser leurs propres outils de suivi de projet. C’est pour cela que nous avons créé un Espace de travail pour chaque client et utilisons les Sujets pour lister les éléments-clés à délivrer. Nous utilisons ensuite ces Sujets pour suivre les éventuels problèmes grâce à un code couleur : rouge, orange, et vert (les couleurs des feux de signalisation).

Cela est rendu possible grâce à la possibilité de lier une tâche à plusieurs Sujets, nous permettant de créer un mix de tags pour partager les informations sur plusieurs Sujets en même temps. Cela facilite le suivi et la création des rapports que nous faisons chaque semaine. C’est fantastique parce que s’il y a une mise à jour dans une de nos activités, nous pouvons simplement la rentrer dans Azendoo.

Nous avons également trouvé le système de vote très utile pour prendre des décisions au sein de l’équipe dirigeante. Et le fait qu’Azendoo soit lié à Evernote et Box, qui sont nos deux services de stockage de fichiers, est primordial. Nous sommes heureux d’utiliser cet outil et l’équipe d’Azendoo fait évoluer la solution en continu avec de nouvelles fonctionalités.

Comment s’est déroulée l’implémentation d’Azendoo au sein de votre entreprise ?

L’implémentation à été vraiment rapide. La clé du succès est de structurer Azendoo comme vous le souhaitez au départ et de s’y tenir. Se détacher des emails a été un challenge pour certains mais nous avons réussi à nous focaliser sur l’utilisation d’Azendoo pour le suivi des tâches et le partage d’information.

Nous utilisons toujours les emails, mais je dirais que 70% de mes emails concernent des activités qui ne sont pas internes. En interne, les discussion se font principalement au sein d’Azendoo et nous encourageons cela. Je ne pense pas que nous pourrons atteindre 100% des discussions dans Azendoo mais si nous en faisons un objectif cela nous force à réfléchir avant d’envoyer un email.

Quels changements ont opéré depuis l’implémentation d’Azendoo ?

Parce que nous n’utilisions aucun système similaire auparavant, nous n’avions que les emails pour collaborer. Du point de vue de la productivité, Azendoo nous a aidé à mieux répartir le travail, manager nos projets, et suivre nos tâches. Ce sont les importantes évolutions que nous avons remarqué.

Mais aussi, plus étonnamment, c’est aussi une façon de rendre les gens plus responsables de leur travail. Dans notre entreprise, nous nous tenons chacun responsable de ce qui doit être fait, et bien sur nous nous félicitons lorsque le travail à été fait.

Depuis que nous utilisons Azendoo, c’est maintenant plus simple de voir qui est actif et engagé. Et d’un point de vue traçabilité et responsabilité, cela à été fantastique. Azendoo nous aide à organiser notre travail et nous donne une meilleure visibilité.

Mattias Le Cren
Product Manager at Azendoo. I enjoy tech, building software, and football.
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