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Cédric Chaillol est le Responsable Communication de marques de la société Jacquet Metal Service, un groupe international lyonnais spécialisé dans les aciers spéciaux.

Cédric s’occupe de l’ensemble de l’identité du groupe et avait besoin d’un outil pour structurer ses échanges et ses projets avec son équipe.

Aujourd'hui il a accepté de revenir sur le pourquoi du comment lui et son équipe utilisent Azendoo pour organiser leur travail.

Comment vous organisiez-vous avant d’utiliser Azendoo ?

Nous fonctionnions avec des todo listes personnelles et nous archivions les demandes reçues par email. Nous avions alors une visibilité parfois trouble sur nos échéances ainsi que sur la hiérarchisation des priorités. Vu que nous sommes une équipe de petite taille, bien souvent, la réaction l’emportait sur la planification.

Avant Azendoo, chacun avait ses propres outils et méthodes d’organisation et la synchronisation requérait de nombreux points informels.

Pourquoi avez-vous choisi d’utiliser Azendoo ?

Je cherchais depuis longtemps un outil capable de centraliser l’information nécessaire au fonctionnement de l’équipe et de fournir des indicateurs objectifs de notre activité. Trop recourir à l’email comme outil de gestion et de suivi des projets conduit à la confusion, à des problèmes de lisibilité, de pertes de données.

J’ai testé beaucoup d’outils et j’ai finalement choisi Azendoo pour sa simplicité d’utilisation (notamment dans la gestion des tâches), sa fluidité qui nous aide à nous concentrer sur ce qu’il y a réellement à faire, plutôt que de passer des heures à simplement s’organiser.

D’autre part, l’integration d’Azendoo avec d’autres services Saas : Google Drive, Dropbox, Mailchimp (via zapier) est un réel gain de temps pour nous.
Enfin, la fonctionnalité d’email to task a été centrale dans notre choix d’Azendoo. C’est une fonctionnalité très puissante pour enfin ventiler ses emails, les transformer en tâches accessibles à tous les collaborateurs concernés et les supprimer rapidement.

Pouvez-vous me décrire un projet type ?

Le manager d’une filiale en Allemagne m’annonce sa participation dans deux mois à un salon professionnel. Il a besoin d’éléments de communication : stand, affiches, documentation commerciale, actualisation du site web…

Par le passé, je conservais ce mail, le résumais et le complétais sur une to do list personnelle, puis j’en informais mon collaborateur. Il fallait multiplier les sous-tâches relatives au design, à la création du contenu, aux allers-retours de validation, à la production… Pas d’automatisation, pas de partage réel de l’info en direct, de notifications, de mises à jour nomades.

C’était une approche statique requérant beaucoup de bilans, de relances manuelles auprès de tous les interlocuteurs, de méthodes hétérogènes et impliquant parfois de mauvaises surprises.

Maintenant, je transfère l’email sur Azendoo qui se transforme en tâche. Je lui attribue une échéance, je la taggue, et la délègue si besoin. Rien de plus simple pour s’organiser et suivre ce que nous avons à faire : les tâches nous accompagnent, enregistrées, classées, planifiées et capables de se rappeler à nous.

Nous ne travaillons plus en fonction de l’imminence des échéances mais de la charge de travail que représente chaque tâche.

Désormais, nous sommes capables de fournir à nos managers des dates de début de projet et des échéances de rendu des livrables. Nous banissons peu à peu de notre vocabulaire les “bientôt, au plus vite, dès que possible, nous ne savons pas encore”.

Azendoo nous aide a digérer la tâche et à la planifier de façon plus efficace et plus intelligente. A l’usage, nous constatons que c’est un atout organisationnel certain qui nous permet d’intégrer des prestataires extérieurs à notre fonctionnement très centralisé jusqu’ici. Chaque tâche embarque tous les détails, sources et fichiers permettant sa réalisation : son responsable est capable de la mener à bien sans courir après l’info.

Enfin, disposer d’échéanciers plus solides rassure nos partenaires, en l’occurrence, les employés et managers de nos filiales, qui acceptent beaucoup plus facilement les délais quand ils ont conscience qu'ils ne sont pas synonymes de désintérêt ou d’oubli.

Quelle est votre fonctionnalité préférée ?

J’apprécie vraiment toutes les fonctions liées au calendrier : la visibilité d’une échéance et du déroulé d’une tâche. J’aime aussi cocher la case d’une tâche terminée !

Comment pensez-vous faire évoluer votre utilisation d’Azendoo ?

Je souhaiterais en faire un outil central de l’activité de notre équipe, afin de purger mes mails et d’attirer plus de monde sur l’application. J’ai déjà impliqué quatre autres personnes, deux en interne pour des sujets de communication financière et deux prestataires extérieurs en web et PAO.

Une dernière remarque ?

Content de pouvoir recourir à une solution française. L’équipe est très réactive et cette proximité a été décisive dans notre engagement.
On s’est senti pris en charge et écouté très rapidement. C’était très important pour nous.

Fred
Fred est la CMO d'Azendoo. Son job: accompagner les utilisateurs d'Azendoo et convaincre les autres! En parallèle sa vie se résume au snowboard, au running, à la couture et aux livres.
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