Linkedin Google+

Être capable de communiquer efficacement est une compétence qui vous sera très utile, à la fois dans votre vie personnelle et professionnelle. Néanmoins, passer à côté d’une information vitale au travail peut illustrer la différence entre un projet raté et un projet réussi. Si une tâche est particulièrement complexe, avec plusieurs membres d’une équipe et une foule de documents, il devient encore plus facile de perdre toute trace des conversations.

La multiplicité des canaux de communication peuvent ajouter à la confusion. Avec certaines informations partagées par messagerie instantanée, tandis que d'autres fichiers sont envoyés par emails et encore d'autres conversations effectuées via des SMS, il est facile de se rendre compte à quel point les communications vitales peuvent se perdre en cours de route. Le facteur temps est perdu à rechercher un fichier particulier tout en luttant pour respecter un délai et le résultat n’est que chaos.

Une façon de régler ce problème est d'utiliser la communication centralisée.

La communication centralisée

La communication centralisée implique que toutes les parties prenantes soient reliées à une interface centrale qui stocke toutes les communications en un seul endroit, y compris toutes les documentations et informations nécessaires. Elle permet à la communication d’être contextualisée en sujets et projets et elle peut même être décomposée en sous-sections de telle sorte que chaque conversation est suivie et entretenue efficacement, y compris toute la documentation et le calendrier s’y rapportant.

Ses avantages

Les avantages de la communication centralisée sont nombreux et comprennent :

Une meilleure transparence

Un des problèmes souvent rencontré pendant les projets est que la main droite ne sait pas ce que fait la main gauche. S'il y a une confusion au niveau de la communication, cela signifie que l'équipe manque de clarté quant à la situation exacte à un moment particulier.

Une communication centralisée supprime cette barrière. Vous avez accès à toutes les communications, et en plus, tous les fichiers pertinents sont enrigstrés dans une zone facile d'accès. Cela offre une meilleure transparence et garantit que tous les collaborateurs sont synchronisés, à tout moment.

Une équipe synchronisée

Avec le flux important d’emails, il est si facile de rater une information cruciale. Avec un système centralisé personne ne peut rater l'information. Tous les membres de l'équipe sont constamment à jour, avec la dernière conversation, documentation et information en date.

Il est également beaucoup plus facile de demander des conseils et de l'aide, ou de repérer et traiter les problèmes potentiels au fur et à mesure qu’ils se présentent. Comme tous les membres de l'équipe ont accès aux fichiers et à la communication qu’ils partagent, les erreurs peuvent être facilement corrigées avant même qu'elles ne deviennent des problèmes.

Choisissez vos interlocuteurs

Avec une communication centralisée, il est possible de communiquer avec l'ensemble de l'entreprise, avec une équipe spécifique ou un individu en particulier. En fonction de la tâche ou du projet, vous pouvez créer des auditoires personnalisés à qui transmettre ces informations. Seuls ceux qui ont besoin de celles-ci les recevront. Néanmoins, vous avez toujours la possibilité de discuter avec toute personne présente sur le système.

Une planification cohérente

Un système de communication centralisé offre plus de possibilités de resserrer le calendrier pour toute l'équipe. Tous les participants sont pleinement conscients des déplacements des membres de l'équipe en toute transparence et les tâches importantes peuvent être planifiées sans constamment vérifier la disponibilité de chacun.

Un partage facile des documents

Lorsqu'un utilisateur partage un document par l'intermédiaire d’un système de communication centralisé, ce document est conservé sur le système. Si une version plus récente est ajoutée, les deux versions restent sur le système pour le référencement et à titre de comparaison si nécessaire. Il devient non seulement plus facile de partager des documents, mais aussi d'accéder au bon fichier pour chaque tâche. Cela signifie également que tout le monde possède l’exemplaire à jour.

Mieux se concentrer sur la tâche à réaliser

En disposant d’un emplacement centralisé pour stocker toutes vos communications et informations, il devient beaucoup plus facile de vous concentrer sur la tâche à accomplir. Avec les emails, par exemple, vous êtes constamment submergé de messages sans intérêts qui peuvent facilement vous distraire. Lorsque vous travaillez exclusivement sur l’interface de communication réservée à votre projet particulier, vous n’êtes soumis qu’à des informations concernant la tâche en question. En prime, hiérarchiser les tâches devient plus facile et plus cohérent.

Un suivi rapide

Stocker des messages, des fichiers et des informations pertinentes au sein du gestionnaire de fichiers de votre ordinateur est parfaitement possible. Toutefois, selon le système que vous utilisez, cela peut prendre un certain temps de retrouver certains documents lorsque vous en avez besoin. Ajouter à cela d'autres formats de communication, tels que la messagerie instantanée, les emails, les réunions, etc ... et il peut s’avérer difficile de retrouver exactement ce que vous cherchez.

L'utilisation d'un système de communication centralisé signifie que chaque information relative à chaque tâche et projet différent peut être stockée exactement là où vous pouvez la trouver. Vous n'êtes pas obligé de deviner où se trouve ce fichier, quel canal de communication vous avez utilisé ou quel nom vous avez utilisé pour le fichier en question.

Une gestion du temps améliorée

De nos jours, tout le monde est très occupé ; trop occupé à perdre du temps à rechercher des courriels, à traquer des fichiers, à retourner les appels, à organiser des réunions – à simplement vous assurer que votre réseau de communication est actif et fluide. Avec un système centralisé, cette époque est révolue. Parce que tout ce qui est nécessaire à l’exécution de votre tâche se trouve exactement là où vous en avez besoin, quand vous en avez besoin - pour vous et l'équipe entière - vous épargnez ainsi des heures de votre temps si précieux.

La sécurité des informations

En fonction de la tâche sur laquelle vous travaillez, certains documents et certaines conversations peuvent être sensibles et non destinés à une diffusion de masse. Les meilleurs outils vous permettent de sélectionner vos interlocuteurs, comme déjà mentionné ci-dessus, mais également de protéger vos communications et fichiers avec des méthodes relevant de la cyber-sécurité, tels que les mots de passe et le cryptage. Et ainsi, la communication et la documentation sont conservées en toute sécurité sur un serveur.

Le renouvellement du personnel simplifié

Quelle que soit votre secteur d’activités, il existera toujours un renouvellement de votre personnel. Si cela se produit au milieu d'un projet, cela peut retarder la tâche jusqu’à ce que le nouveau membre puisse atteindre sa vitesse de croisière. De plus, toutes les communications de l'ex-membre doivent être transférées au nouveau, afin que le nouvel employé dispose de tout ce dont il a besoin.

Grâce à une communication centralisée, ce n’est plus un problème. Une fois que le nouveau membre de l'équipe a été ajouté, il peut passer un peu de temps à récupérer les communications, lire les fichiers et messages dans le gestionnaire de communication et se familiariser avec le projet. En attendant, le travail se poursuit normalement. Avec cette méthode, l'impact du renouvellement du personnel est réduit au strict minimum.

Une productivité accrue

Avec moins de temps perdu en réunion et à récupérer des informations dans vos emails, il en résulte une augmentation de votre productivité. Et comme l'amélioration des communications permet un meilleur suivi de chaque projet, la gestion de projet devient plus efficace et vos projets iront plus vite.





Le but de tout système de communication est d'assurer la clarté de l'information et ainsi d’ouvrir la voie à un projet sans encombre. Le résultat final verra toujours une productivité accrue et, stade ultime, une augmentation des résultats, mais il faut que le chemin pour y arriver soit aussi simple que possible.

Un système de communication centralisé fournit des avantages à l’entreprise mais aussi à l'utilisateur. Il lève toutes frustrations de trouver ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Il simplifie les discussions au sein d'un groupe exécutant autour de vos actions. Il offre une transparence à travers l’entreprise, tout en protégeant la sécurité de l'information. Ne serait-il pas temps que vous envisagiez une communication centralisée pour votre entreprise ?

Mattias Le Cren
Product Manager at Azendoo. I enjoy tech, building software, and football.
Découvrez aussi