Organiser votre travail dans les boards Azendoo peut être un peu intimidant, ne sachant ni par où ni comment commencer. Que vous soyez face à des sujets avec des tâches existantes ou prêt à commencer à organiser votre travail différemment : continuez à lire pour en apprendre davantage sur les meilleures pratiques !
Bien commencer
Pour commencer avec un projet ou un processus d'équipe simple, créez un nouveau « sujet », ou choisissez celui que vous souhaitez organiser et cliquez sur le bouton de vue Board.
La vue Board est inspirée par la méthodologie Agile et peut être appliquée à presque tous les processus. Le concept est de diviser votre travail en colonnes qui correspondent aux statuts et déplacer vos tâches de gauche à droite lorsqu’elles évoluent dans ce processus.
Habituellement, les tâches avec la plus haute priorité sont placées en haut dans les colonnes. Une fois que la tâche a atteint la colonne de droite, cela signifie généralement que vous pouvez la marquer comme terminée, ce qui la fera disparaître de la vue Board afin que vous puissiez vous concentrer sur le reste de votre travail.
Voici quelques exemples de processus qui peuvent être utilisés dans la vue Board :
Ajouter du contenu à vos boards
Si votre équipe a déjà des tâches, déplacez-les dans les colonnes appropriées. Si vous n'avez pas de tâches, créez-en de nouvelles (ou importez les depuis une autre application) soit dans la colonne, ou bien partagez des tâches présentes sur d'autres sujets pour les afficher dans la vue board.
Vous pouvez toujours réorganiser vos tâches par un glisser-déposer pour les déplacer entre colonnes et à l’intérieur d’une colonne.
Vous pouvez assigner les tâches aux membres de l'équipe directement à partir de la vue board pour vous assurer que chaque tâche est prise en compte. Le responsable de la tâche doit en effet être responsable de la tâche et mener à bien son évolution à travers le processus jusqu’à ce qu’elle soit terminée. Le tout avant la date d'échéance si elle en a une.
Une fois que votre board a quelques tâches, vous pouvez ajouter des images à la carte de tâches afin de rendre votre board plus visuel. Ouvrez une tâche et téléchargez une image. La dernière image téléchargée apparaîtra sur la vue board.
Rendez vos boards collaboratifs
Assurez-vous d'inviter les membres de l'équipe directement concernés en tant que membres du sujet. Vous pouvez également expliquer comment le board est censé être utilisé en éditant la description du sujet, ou en commençant une conversation et en @mentionant vos collègues.
C’est aussi une bonne idée de désigner quelqu'un pour entretenir le board en déplaçant les tâches dans leurs colonnes respectives si les membres ne le font pas eux-mêmes systématiquement. Cela pourrait être une vérification quotidienne ou hebdomadaire afin que le board soit à jour à tout moment.
Gérez la même tâche dans plusieurs boards simultanément
Les tâches Azendoo peuvent être partagées sur plusieurs sujets. Cela signifie qu'une tâche peut être présente dans plusieurs boards en même temps. Ceci est particulièrement utile lorsque vous gérez des tâches dans plusieurs processus différents simultanément.
Les tâches partagées sur plusieurs sujets auront les sujets affichés sous forme d'étiquettes de couleur sous le titre de la tâche. Cela rend plus facile l’identification des tâches partagées ailleurs, et vous pouvez afficher le titre du sujet en glissant votre curseur dessus.
Cerise sur le gâteau, vous pouvez passer d'un board à un autre en cliquant sur l'étiquette de couleur.
Gérez votre travail personnel façon Kanban
La vue board est également disponible pour vos propres tâches (qui vous sont assignées). Vous pouvez définir un processus personnalisé ou classer vos tâches facilement avec des colonnes.
