Le Directeur Général des Services de la Mairie de Vaison-La-Romaine, nous fait part de son expérience avec Azendoo et comment celui-ci a contribué au décloisonnement de l'organisation de la collectivité, à l'amélioration la communication et collaboration interne tout en étant efficace.
Pouvez-vous présenter votre fonction et rôle au sein de la mairie?
Directeur général des services de la Mairie de Vaison-la-Romaine (Vaucluse), je coordonne les 130 agents municipaux ainsi que la soixantaine d’agents saisonniers de la période estivale. En effet, entre mai et octobre, la commune passe de 6 400 à plus de 15 000 habitants.
Comment avez-vous connu Azendoo ?
Convaincu qu’il fallait décloisonner l’organisation de la collectivité pour en augmenter la transversalité, j’ai cherché un outil qui permette de mieux communiquer en interne tout en remettant les agents au centre du circuit d’information ; cela en les rendant acteurs de leurs publications et de leurs dossiers.
Convaincu par la gestion en mode projet, les outils classiques de gestion de projet ne répondaient pas à mon attente, je cherchais un outil que tous les agents, quel que soit leur profil puissent utiliser.
Quelles ont été les raisons qui vous ont poussées à utiliser notre produit?
Azendoo répondait au besoin que je recherchais, c'est à dire relier les équipes en elles pour en augmenter la collaboration, supprimer le cloisonnement et donc le fonctionnement en silos, définir des plans d’action, suivre les tâches et apporter une plus grande réactivité.
Azendoo entre, de manière évidente, dans une vraie démarche de suppression des dossiers « papier » puisque plus personne n’imprime « son » dossier pour l’avoir sur « son » bureau. Les documents sont à jour et tous accessibles de n’importe où : sur téléphone, tablette ou ordinateur
Comment utilisez-vous Azendoo dans votre Mairie ?
Une Mairie gère en parallèle un grand nombre de projets. Le nombre d’agents intervenants dans un sujet peut être très variable en fonction de l’importance de celui-ci mais les schémas de décision et d’exécution restent similaires.
Les dossiers importants (par le coût, l’ampleur, la complexité ou le nombre d’intervenants) vont être pilotés en « mode projet » par un chef de projet qui pourra utiliser les ressources de l’ensemble des services de la collectivité. Ce mode de gestion, bien connu maintenant des managers publics, devient complexe quand il faut respecter l’organisation hiérarchique tout en voulant conserver la légitimité du chef de projet ainsi que la souplesse et la réactivité de ce mode de gestion. Sans outil adapté, se lancer dans le mode projet, c’est réinventer l’eau chaude sans rien pour la chauffer.
Un exemple très simple, si le maire décide de lancer une campagne de pose de parkings à vélo. Au-delà de la demande ponctuelle d’un administré ou d’un quartier, il va souhaiter que l’on trouve des emplacements stratégiques dans la ville. Azendoo va permettre de lancer un sujet transversal où tous les services (jeunesse, police, domaine public, services techniques, vie associative, évènementiel, …) pourront contribuer à la recherche, proposer, donner leur avis.
J’utilise également Azendoo pour la vie de la collectivité : cycle de préparation budgétaire, bourse interne d’emploi, appels à projets, conseil municipal, ordre du jour et compte rendu de réunions,…
Quels sont les bénéfices de l’utilisation au quotidien d’Azendoo par votre Mairie?
Azendoo permet à tous les acteurs d’un projet en Mairie d’avoir le même niveau d’information et cela en temps réel. Les résultats se font ressentir en gain de temps et de réactivité. Le suivi des projets est bien plus simple (moins d'oublis). L’amélioration la plus marquante pour moi est la disparition d’une boîte mail qui explose en permanence : il n’y a quasiment plus d’échange d’emails en interne puisque les questions sont échangées sur le sujet lui-même. J’ai presque oublié cette période de croissance exponentielle de mails par jour. Azendoo nous permet également de supprimer les réunions de comité de pilotage intermédiaires.
Il permet enfin de décloisonner les fonctions en cassant les règles historiques de fonctionnement des collectivités, valorisant ainsi tous les participants à un projet, quel que soit leur grade ou leur fonction dans la structure.
Conseillerez-vous Azendoo à d’autres mairies ? Pourquoi ?
Convaincu par l’outil, oui je le recommande à 400% en utilisation interne.
Il permet de décloisonner les organisations grâce au management qui se fait autour de l’outil puis il apporte une gestion transversale où tout le monde peut interpeller tout le monde. Tout est tracé et évite de doublonner avec des comptes rendus longs et improductifs.
On peut avoir accès à l’information de ses propres dossiers, aller chercher de l’information dans d’autres dossiers et être au courant de ce qu’il se passe dans les autres services.
Vous aussi passez en mode projet et gagnez en efficacité
Nous tenons à remercier Mr Lionel Peres d'avoir accepté de témoigner sur son utilisation d'Azendoo et de nous partager son expérience. De plus en plus de mairies pilotent leurs activités en management mode agile, sont plus efficace et facilitent leur communication interne.
