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L'excès de collaboration

  • author Greg
  • Feb 15th, 2017
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Est-ce que certains jours vous sentez que vous n’avez pas réussi à faire assez ? Est-ce que vos collègues viennent constamment vous voir avec des problèmes, des questions et des demandes ? Est-ce que vous passez la plupart de votre journée à lire et à écrire des emails ? Si c’est le cas, vous êtes probablement victime d'un excès de collaboration.

Dans cet article, nous allons vous expliquer ce qu’est l'excès de collaboration, et nous vous proposerons des solutions pour être plus efficace en équipe et accomplir davantage chaque jour.

L’excès de collaboration : une définition

La surcharge de collaboration peut être définie comme le moment où les personnes passent plus de temps à travailler sur les demandes ad hoc de leurs collègues que sur l'accomplissement de leurs propres tâches et sur leurs propres objectifs.

La Harvard Business Review a publié un article sur l’excès de collaboration écrit par Rob Cross, Reb Rebele et Adam Grant, qui ont déclaré que près de 80% du temps de travail d’un collaborateur est consacré aux réunions, aux appels téléphoniques et aux courriels. "Dans la plupart des cas, 20% à 35% des collaborations à valeur ajoutée proviennent de seulement 3% à 5% des employés", précisent-ils.

Ils définissent trois types de ressources de collaboration : informationnelle, sociale et personnelle. Les deux premières sources de collaboration, informationnelles et sociales, sont des connaissances qui sont rapides à partager, et qui coûtent peu de temps et d'énergie à la personne rendant le service.

Toutefois, la troisième ressource collaborative, la ressource personnelle, correspond à l'exécution d'une série de tâches ou la participation à une réunion, ce qui prend plus de temps pour le collaborateur. C’est ce type de collaboration qu’ils définissent comme étant la cause du problème de l’excès de collaboration, en soulignant le fait que ces collaborateurs préfèrent former leurs collègues que faire le travail pour eux.

Les causes de ces excès

Cette analyse met l'accent sur les problèmes qui peuvent survenir lorsque la collaboration n'est pas structurée correctement.

Tout d'abord, chaque membre d'une équipe a ses propres responsabilités, et le travail que cela implique. Mais si les collaborateurs finissent par passer 80% de leur temps à communiquer, ce qui correspond aux types d'information de la ressource collaborative, très peu de choses seront accomplies.

L’excès de collaboration est donc un symptôme d’un excès de communication. La communication d'information est essentielle dans une organisation mais communiquer la même information encore et encore à plusieurs personnes peut conduire à une mauvaise communication, avec les effets négatifs qui s’en suivent.

Le deuxième problème est un manque de structuration de la collaboration. Sans processus ou modèle, et sans structure de partage des connaissances, les collaborateurs seront davantage dépendants les uns des autres. Et lorsque les collaborateurs ont du mal à dresser et à suivre leurs prioritées, cela resulte en un multiplication des excès de collaboration.

L'excès de collaboration et de communication sont symptomatiques de mauvaises habitudes de communication, de pratiques de partage des connaissances obsolètes, ainsi que de l'absence de procédures établies.

L’utilisation des emails pour la communication interne est malheureusement encore la norme, mais contribue fortement à la surcharge de communication. Ne pas avoir un système pour partager efficacement les connaissances à travers l'organisation multiplie également des communications qui auraient pu être facilement évitées si les collaborateurs avaient été en mesure de trouver les informations eux-mêmes.

Les réunions peuvent aussi être une source de perte de temps. Surtout quand elles n’ont pas un programme clair, un temps limité, et regroupent un trop grand nombre de personnes.

Le manque de processus pour faciliter la collaboration se traduit également par des demandes de communication et de collaboration supplémentaires qui auraient pu être évitées. Si une tâche doit être faite à plusieurs reprises, et par plusieurs personnes, prendre l'initiative de créer des check listes, des modèles et des processus peut faire gagner du temps à l’ensemble de l’équipe et éviter de trop communiquer pour rien.

En fin de compte les pertes de temps sont causées par le manque de structure dans la collaboration et dans la façon dont les connaissances sont partagées, et conduisent ainsi à trop de demandes, et de mauvaises habitudes de collaboration.

Comment reprendre le contrôle

Collectivement

Reprendre le contrôle de votre propre temps est non seulement sain pour vous-même et votre carrière, mais c’est également nécessaire pour toute votre entreprise. La plupart des conseils ci-dessous sont à mettre en pratique dans toute l'entreprise, sinon les effets seront limités dans le temps.

Tout d'abord, l'information et la connaissance collective devraient être accessibles à tous les employés. Créez un référentiel de l'information qui est déjà disponible, et qui est conçu pour évoluer et accueillir plus d'informations avec le temps.

Il existe de nombreuses façons de créer un tel référentiel. Partagez vos informations sous forme numérique et enregistrez les sur les serveurs de l'entreprise, ou sur le cloud pour le rendre disponible partout. Les services cloud tels que Dropbox, Google Drive ou OneDrive peuvent jouer ce rôle.

Vous pouvez également créer des wikis pour votre société, ce qui correspond à une documentation pouvant évoluer au fil du temps et des contributions des collaborateurs. Cette documentation peut recueillir un ensemble de bonnes pratiques et autres informations critiques, des processus, et rendre toutes ces informations disponibles à tous.

Le deuxième point est de communiquer en permanence toutes nouvelles informations et de les partager directement aux collaborateurs concernés. De cette façon ils savent que cette information est disponible et où la trouver quand ils en auront besoin.

Une autre façon de réduire le bruit est de définir les processus et d’utiliser des modèles pour les tâches et les projets récurrents. Cela simplifie le suivi du travail et facilite l’accès à la bonne information. Ces processus peuvent également transformer des demandes ad hoc en demandes formelles qui entrent alors dans les responsabilités du collaborateur portant assistance.

Réduire le nombre et la longueur des réunions contribue également à reprendre le contrôle. Puisque l'information peut être partagée plus facilement et est plus facilement disponible, de nombreuses réunions deviennent obsolètes.

L'adoption d'un style de communication asynchrone peut également aider car cela sous-entend que les réponses ne sont pas nécessairement immédiates. Cela donne à chacun le temps de réfléchir soigneusement au sujet, puis de partager le résultat avec le reste de l'équipe. Cela permet à chacun de répondre à son propre rythme et conduit à des réponses plus constructives.

Le courrier électronique est un type de communication asynchrone, mais qui est trop limité dans de nombreux cas. Les conversations devraient être ouvertes à l'équipe et surtout disponibles pour référence, tout en gardant la possibilité d’avoir des conversations privées et confidentielles.

Enfin, structurer la collaboration autour d’un ensemble d'outils et de pratiques peut impacter positivement toute l’entreprise. La collaboration repose sur trois piliers principaux : la communication d'équipe, le partage des connaissances, et la gestion du travail. Structurer et formaliser la collaboration sur ces trois niveaux permettra de réduire efficacement les excès de collaboration et de communication.

Personnellement

Si vous essayez de reprendre le contrôle à un niveau personnel, deux solutions sont disponibles pour vous. La première est d'essayer de secouer les lignes de votre entreprise pour appliquer toutes, ou une partie, des solutions ci-dessus. La seconde est de dire non aux demandes impromptues qui exigent des efforts supplémentaires de votre part et qui vous empiètent sur votre propre temps.

Les bonnes pratiques de la collaboration

L'adoption de certaines des solutions ci-dessus pourrait ne pas suffire, et même si votre entreprise a déjà structuré la collaboration, il y a de bonnes pratiques qui peuvent certainement réduire le nombre de demandes ad hoc entre collaborateurs.

Voici un liste non exhaustive de bonnes pratiques de collaboration au travail :

  • Partagez toute nouvelle information sur un support approprié
  • Communiquez les nouvelles informations disponibles avec l’équipe
  • Partagez les mises à jour de vos progrès
  • Donnez du contexte à chaque élément de communication interne
  • Cherchez les informations vous-même avant de les demander
  • Tenir des réunions uniquement lorsque c’est nécessaire et bénéfique à tous les participants
  • Partagez la reconnaissance avec ceux qui ont contribué
  • Prévoyez du temps pour les demandes urgentes et importantes imprévues
  • Utilisez la communication asynchrone pour toute communication non urgente

Conclusion

L’excès de collaboration est un phénomène qui doit être abordé avant qu’il ne conduise à des membres improductifs et, éventuellement, au burnout des collaborateurs les plus sollicités.

Lisez notre dernier ebook qui vous donne les clés pour que vous et votre entreprise puissiez transformer vos pratiques de collaboration. Vous obtiendrez de meilleurs résultats et les membres de votre équipe seront plus efficaces et plus heureux.

Greg
Grégory LEFORT est co-fondateur et dirigeant d'Azendoo. Curieux par nature, son parcours professionnel à l'étranger a révélé son sens de l'entrepreneuriat et stimulé son ouverture d'esprit...
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