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Le partage de documents fait partie de notre collaboration quotidienne. Nous partageons une quantité croissante de documents provenant de différentes sources avec des personnes différentes. Et garder une trace de ce que nous avons partagé et avec qui devient de plus en plus compliqué. Ne parlons même pas de la difficulté de retrouver tous les documents partagés par le reste de votre équipe.

Ainsi, nous avons repensé notre page documents dans les Sujets Azendoo pour résoudre ce problème. Elle vous permet désormais de retrouver des documents partagés par votre équipe plus facilement.

Refonte de la Page Documents

La page des documents dans Azendoo à été repensée pour mieux répondre aux besoins de tous. Cette page est disponible sur chaque sujet, ainsi que sur les profils des membres. Elle regroupe l’ensemble des documents partagés sur le sujet ou par l'utilisateur, qu’ils aient été ajoutés sur une tâche, un commentaire ou une conversation.

Grâce à cette nouvelle interface claire, retrouver le document que vous cherchez est plus simple. Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour rechercher des mots clés et utiliser un filtre pour l’origine du fichier.

Vous pouvez également trier les documents par nom, date, taille de fichier et par membre ayant partagé le document. Une fois que vous avez trouvé le document que vous recherchez, vous pouvez ouvrir la conversation ou la tâche associée et avoir une meilleure compréhension du contexte qui l'entoure.

Lorsque le curseur est au-dessus d'un fichier dans la page des documents, trois icônes apparaissent sur le côté droit qui vous permettent d'ouvrir, de télécharger et de supprimer le fichier. Vous pouvez également ajouter des documents directement à partir de la page des documents, ce qui créera une notification pour avertir les membres de votre équipe des nouveaux fichiers disponibles.

Si vous êtes à la recherche d'un type de fichier particulier, comme une image ou un fichier Photoshop, vous pouvez utiliser la barre de recherche comme un filtre. Pour ce faire, tapez l'extension de fichier dans la barre de recherche - tous les fichiers affichés correspondront aux extensions de fichier que vous recherchez.

Conversation suivi

Nous croyons fermement que la plupart des discussions dans Azendoo doivent déboucher sur des actions. C’est pourquoi nous avons ajouté le bouton "créer une tâche" sur toutes les conversations qui vous permet de créer une tâche à partir de ladite conversation. La tâche nouvellement créée contient ainsi un lien vers la conversation originale, ce qui est un excellent moyen d'ajouter du contexte à une tâche.

Nous avons également repensé la création d'une tâche à partir d'une conversation sur la base de notre fonction de la tâche de suivi. Auparavant, lorsque vous cliquez sur le bouton "créer une tâche" présente dans toutes les conversations, un lien vers la conversation été créé dans la description de la tâche.

Avec le nouveau suivi de conversation, le bouton "créer une tâche" affiche l'écran de création de tâche de suivi de sorte que vous pouvez personnaliser votre nouvelle tâche. Vous pouvez modifier le titre de la tâche, l’assigner à un membre de l’équipe, y ajouter une description, une date d'échéance et des abonnés, et la partager sur d’autres sujets.

Une fois que la tâche est créée, le lien à la conversation est affiché sous le label de la tâche. La création de la tâche à partir d’une conversation poste également une notification sous la discussion pour que chacun sache qu’une tâche a été créée à partir de cette conversation. Cette notification permet également d’ouvrir la nouvelle tâche rapidement.

Tenez-vous au courant

Nous espérons que vous apprécierez ces améliorations et qu’elles vont vous aider à collaborer plus efficacement en équipe. Abonnez-vous à notre newsletter pour recevoir toutes les mises à jour majeures directement dans votre boîte email.

Mattias Le Cren
Content marketing & growth hacking advocate. I'm heavily into tech and football. Ping me on twitter: @lecrenm
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