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Les journées ne sont jamais assez longues pour vous permettre de faire tout ce que vous avez à faire... Sauf, évidemment, si vous habitez sur Mars et que vous bénéficiez d’heures supplémentaires (si vous avez vu le film “Seul sur Mars”, vous comprendrez ce que je veux dire!) Mais pour l’instant, sauf preuve contraire, nous vivons tous sur Terre et devons jongler avec ces heures pour accroître notre productivité. Heureusement, il existe de nombreuses astuces pour y parvenir.

Pour être productif au travail il faut être organisé, particulièrement lorsque la mission à réaliser est complexe et concerne plusieurs collaborateurs. Si vous souhaitez être plus productif, l’ensemble de votre équipe doit s’organiser de la même façon.

Dès que votre équipe est en charge d’un gros projet, vous avez souvent l’impression de vous attaquer à une montagne. Sans parler des contraintes de temps et des efforts à déployer, qui peuvent vous décourager complètement. La solution consiste donc à diviser le projet en plusieurs petites parties que vous pourrez alors prendre en main plus facilement. À y réfléchir de plus près : lorsque vous mangez un steack, vous ne le mangez pas en une seule fois, pas vrai ?

Votre productivité est-elle en hausse ou en baisse ?

Selon certaines études, lorsque les employés sont heureux, la productivité augmente de 12%. Créer un environnement de travail agréable contribue largement à alléger le travail, tout comme une bonne gestion de la charge de travail, une assistance efficace, l’apport régulier de commentaires/retours, une bonne communication et le fait d’être précis sur les responsabilités et le rôle de chacun.

Ainsi, des employés stressés génèrent une baisse de la productivité. Un stress important peut être le résultat d’une masse de travail trop importante, et peut conduire à un burnout et/ou à une forte baisse de la productivité.

Ici, l’équilibre est déterminant. En planifiant attentivement chaque projet et en le surveillant de près, il est possible de remédier à la catastrophe et d’élaborer un plan afin d’améliorer la productivité de l’équipe. C’est en général au Manager de prendre cette responsabilité, mais le travail peut être largement simplifié en ayant recours à une planification efficace, et en se servant des outils d’assistance virtuels tels que les logiciels dans le cloud, pour faciliter le processus de gestion.

Pour débuter : un plan de travail efficace

Pour répartir efficacement les tâches, vous devez d’abord définir un plan de travail. Selon le Project Management Institute, la planification du travail constitue l’étape la plus importante d’un projet. Effectivement, elle permet de gérer le flux de travail de manière efficace et doit être prise en charge par le Manager. La gestion du planning de travail et des différentes tâches est une mission à ne jamais confier aux autres Départements.

"La productivité n’est jamais le fruit du hasard. Elle est toujours le résultat d’une promesse d’excellence, d’une planification réfléchie et d’efforts ciblés." - Paul J. Meyer

La première étape des processus de création consiste à répertorier le projet et à définir les différentes tâches impliquées. Par exemple, imaginons que votre projet soit d’améliorer votre stratégie commerciale. Comment allez-vous y parvenir, tout en garantissant une productivité maximum ?

Définir les priorités

L’étape suivante consiste à classer chaque tâche par ordre de priorité. Répertoriez les différentes tâches et priorisez-les en fonction de votre objectif final. Certaines devront être complétées avant de procéder à d’autres tâches, et devront se trouver en haut de votre liste. D’autres tâches peuvent être importantes dans le cadre de l’exécution du projet, mais n’auront pas nécessairement de conséquences directes sur le déroulement du projet au jour-le-jour. Celles-ci pourront donc être traitées plus tard.

Divisez par exemple ces tâches selon les catégories suivantes : Maintenant, Sous peu, Plus tard (en pensant à indiquer des dates). Utilisez le type de planification qui vous convient, ou, si vous utilisez un logiciel de gestion, placez les tâches sous la rubrique correspondant.

Savoir utiliser les atouts de vos employés

Déléguer est l’une des clés pour accroître la productivité de vos employés. C’est pourquoi vous devez prendre le temps de bien les connaître. Répartir le projet en plusieurs petites tâches n’est qu’une partie de la solution; savoir à qui attribuer quelle mission est tout aussi important. Cela permettra également d’améliorer la collaboration générale au sein de l’équipe.

L’attribution des rôles doit se faire de manière réfléchie. Envisagez les forces et les faiblesses de chacun des membres de votre équipe, et mettez-les en rapport avec les tâches à réaliser. L’Institut Project Management Institution conseille d’utiliser un système appelé “La matrice RACI” pour rendre plus simple la clarification de chaque rôle et de chaque responsabilité. Cela vous permettra ensuite de définir les capacités, les compétences et l’expérience de chacun, et de pouvoir répartir les rôles de façon efficace et correcte.

"Le talent permet de réussir, mais la cohésion et l’intelligence forment les champions." - Michael Jordan

Déléguer peut s’avérer difficile. Exactement comme laisser votre adolescent partir seul en vacances. Lâcher prise est essentiel pour favoriser le développement et pour évoluer. Simplifiez le processus en délégant le travail, tout en prenant en considération les atouts de chacun.

Et surtout, n’oubliez pas d’impliquer tout le monde! Effectivement, l’ensemble des employés doit participer à la répartition des tâches, afin de ne délaisser personne et donc, de stimuler la productivité générale.

Soyez toujours précis

L’étape suivante consiste à vous assurer que tout est suffisamment clair et précis pour que personne ne puisse hésiter. Chacune des tâches impliquées dans ce projet doit être répertoriée, afin d’assurer le suivi du travail, et doit s’accompagner des informations nécessaires.

Dressez un rapport, dans lequel vous indiquerez : les dates prévues butoir, les objectifs, le travail requis, le responsable de chaque tâche et comment chacune des tâches s’intègre au projet. Ce rapport devra être totalement transparent et partagé afin que chaque employé puisse accéder aux caractéristiques de chaque tâche.

Si les instructions à suivre ne sont pas claires dès le début, cela reviendra à conduire dans le brouillard, sans aucune idée de la destination à atteindre. Vous savez que votre objectif se trouve face à vous, et vous avez une vague idée du chemin à suivre, mais conduire sous de telles conditions vous paraît-il être la meilleure solution ?

Listes de choses à faire

Encouragez votre équipe à établir des listes de tâches prioritaires, avant chaque journée de travail. Certains peuvent avoir le réflexe d’écrire ces listes sur des morceaux de papier volants, mais rappelez-leur que ce type de support a souvent tendance à finir dans la poubelle.... Pourquoi ne pas opter pour une application en ligne de gestion des tâches, qui vous permettra de suivre et de gérer vos listes ?

De plus, cela permettra aux différents employés d’avoir accès aux listes, afin que chacun puisse suivre l’évolution du projet. Et vous pourrez également répartir les tâches de manière plus facile, commenter et interagir avec vos collaborateurs.
Quel est l’effet sur la productivité ? Ce type de logiciel de gestion permet de gagner beaucoup de temps, en évitant les réunions et les attentes interminables de réponses aux e-mails et aux appels téléphoniques. Plus besoin non plus de parcourir vos fichiers et vos e-mails à la recherche d’informations : tout est disponible sous la rubrique “Projet”.

Plus petites tâches

Imaginons le scénario suivant : l’un des membres de votre équipe, ou vous-même, doit (devez) planifier une campagne marketing en ligne. À ce stade, vous n’avez qu’une idée générale de la manière dont vous pouvez y parvenir. Comment allez-vous réussir à imaginer une campagne entière, à partir d’une seule idée ?

“Si vous passez trop de temps à réfléchir à quelque chose, jamais vous n’y parviendrez.” - Bruce Lee

C’est là qu’intervient l’importance de diviser le travail en tâches individuellement gérables. Dressez une liste de vos idées et de vos stratégies. Disons que vous réussissez à définir 20 points; donc 20 thématiques séparées à prendre en considération. Ou, autrement dit, 20 petites tâches à compléter, chacune correspondant à un point de votre liste. Pour chaque tâche (ou chaque point), définissez maintenant un objectif et une date butoir, en tenant compte des paramètres généraux du projet. Si vous n’avez pas de dates, vous risquez de reporter à demain ce que vous pouvez faire le jour même.

Alors, plutôt que de concentrer tous vos efforts sur la campagne dans son intégralité, fixez-vous sur un seul point. Il peut s’agir de quelque chose de très simple, tel que : “Lancer une campagne sur Twitter”. Traitez cette tâche comme un projet à part entière, cochez la case “terminé” une fois que vous avez fini. Respirez, autorisez-vous une pause café (et pourquoi pas un petit gâteau en plus, si vous avez été particulièrement productif), puis passez à l’étape suivante.

À la fin de la journée, révisez le nombre de tâches qui ont été complétées : vous serez probablement étonné! Encore mieux : regardez le paquet de biscuits. Plus il est vide, plus vous avez été efficace!

Regroupez les tâches

Constament basculer d’une tâche à une autre peut faire baisser la productivité jusqu’à 40%, selon Psychology Today. C’est là que le regroupement des tâches peut être utile. En effet, le regroupement permet de faire la même chose pour plusieurs tâches différentes en une seule fois, plutôt que de passer de tâche en tâche.

Cela a pour conséquence de ne solliciter qu’une partie de votre cerveau, plutôt que de le fatiguer en essayant de traiter plusieurs processus à la fois. Par exemple, la partie créative de votre cerveau fonctionne différemment de la partie analytique.

Ne s’atteler qu’à un seul type de tâche à la fois permet de mobiliser moins de temps et moins d’énergie. Donc, si quatre de vos tâches requièrent des recherches approfondies : pourquoi ne pas dédier votre journée complète à ces recherches ? Non seulement votre cerveau vous en sera reconnaissant, mais vous obtiendrez également plus de résultats.

Utilisez un minuteur

La capacité à rester concentrer varie selon les individus, mais si vous constatez que votre intérêt s’est porté sur les réseaux sociaux, cela signifie que vous avez dévié de votre mission principale.

L’une des façons de rester concentrer sur une tâche est d’utiliser un minuteur. L’outil Mindtools) détaille la fameuse “Technique Pomodoro”, consistant à diviser votre projet en intervalles de travail faciles à gérer, généralement égales à 25 minutes, suivies de petits intervalles de pause pouvant aller jusqu’à 5 minutes.

Plusieurs recherches ont démontré que le fait de faire de petites pauses aide à rester concentrer et donc, à être plus productif. En fonction des tâches à effectuer, vous avez la possibilité de définir un certain nombre d’intervalles de travail, avant de prendre une pause plus importante, ou de passer à un autre sujet.


Voici une extension gratuite de minuteur Promodoro sur Chrome

L’objectif consiste à rayer les tomates les unes après les autres, une fois que vous avez achevé vos tâches. Cela facilite le débit de travail et vous aide à rester concentré, tout en vous empêchant d’interrompre votre travail pour des choses inutiles. Définir un calendrier des tâches vous permet de diviser votre travail en plusieurs “lots” faciles à gérer, et cela est particulièrement utile si la tâche concernée est complexe.

Ce qu’il faut retenir

Même les plus gros projets ne doivent pas vous décourager. Afin d’encourager la productivité, vous n’avez qu’une chose à faire : être organisé et bien planifier votre travail.

  • Dans un premier temps, divisez votre projet en plusieurs rubriques, puis déléguez les tâches entre les différents membres de votre équipe, en tenant compte de l’avis de chacun.
  • Chaque employé peut ensuite répartir sa propre tâche en plusieurs sous-tâches, afin de fluidifier le processus général.
  • Établissez des listes de tâches et déterminez l’ordre de priorité de chaque tâche, en collaborant avec vos équipes, pour être certain que tout s’enchaîne correctement.
  • Gardez un œil rivé sur chaque tâche, conseillez et orientez vos collègues si cela est nécessaire.
  • Dès qu’une tâche est terminée marquez-la comme complétée, puis passez à la suivante.
  • Utilisez des techniques telles que le regroupement des tâches, les pauses entre les périodes de travail, et utilisez un minuteur : tout cela vous aidera à accroître votre productivité.

Alors d’accord, il y a plusieurs éléments à gérer, mais si vous utilisez un logiciel de gestion des tâches, vous n’y verrez aucune difficulté ! Utiliser un tel logiciel revient un peu à avoir son propre assistant sur votre ordinateur, qui vous permet de surveiller l’avancée de vos projets. Vous n’avez plus qu’à cliquer pour afficher le statut du projet et savoir exactement où vous en êtes.

Que votre projet soit long ou non, que vous soyez nombreux à travailler dessus ou non, la clé de la réussite se résume en deux mots : communiquer et répartir les tâches. Et pour finir, une chose est sûre : cela s’avèrera bien plus efficace que les nombreux post-its ou notes prises sur papiers volants!

Mattias Le Cren
Product Manager at Azendoo. I enjoy tech, building software, and football.
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