Linkedin Google+

Jacques Houdoin est le directeur de l’école primaire rattachée au lycée français international de Tokyo. Depuis 1 an il utilise Azendoo avec les 1200 enseignants présents sur la zone Asie-Pacifique pour faciliter la diffusion de l’information et la collaboration entre les personnels des établissements scolaires français (enseignants et non-enseignants)

Bonjour Jacques, pouvez-vous nous décrire votre rôle ?

Bonjour, je suis le directeur de l’école française à Tokyo. En parallèle je suis également à l’initiative de la coordination et de la mise en place d’outils numériques pour favoriser les échanges entre tous les établissements français dans la zone Asie-Pacifique. Ces établissements représentent plus de 1200 personnels, et il est donc primordial pour nous de mutualiser l’information ainsi que les projets.

Comment vous organisiez-vous avant Azendoo ?

Nous utilisions principalement les emails notamment avec des listes de diffusion. Nous avions également un site web avec tous les défauts que cela peut avoir : beaucoup d’utilisateurs mais très peu de contributeurs, une arborescence double, beaucoup de droits à gérer. En résumé cela n’était absolument pas collaboratif et au final le site était très peu consulté.

Quels besoins aviez-vous identifier ?

Nous avions deux besoins précis. Tout d’abord réduire le nombre d’emails, nous avions beaucoup trop de listes de diffusion, il était très compliqué d’archiver ou de faire une recherche. L’autre problème avec les listes diffusion c’est également que l’on reçoit trop d’information et qu’il est difficile de les traiter et de les prioriser.

Ensuite dans le cadre de la formation continue nous avons besoin de plus de suivi. Lorsque nous préparons un stage nous avons besoin que l’information circule entre tous les établissements et les bons interlocuteurs. Pour résumer nous avions besoin d’un outil de communication et de mutualisation de l’information.

Pourquoi avoir choisi Azendoo ?

Mon prédécesseur avait déjà testé l’application. Donc lorsque j’ai pris le relai j’ai regardé Azendoo et l’application répondait à un grand nombre de nos attentes : pas de besoin de maintenance, multi-plateforme, facile d’utilisation, accessible en Asie et disponible en français.

D’autre part, l’accompagnement offert par Azendoo est un vrai plus. Par exemple si mes collègues ont des soucis avec l’application ils n’ont pas besoin de passer par moi pour obtenir des réponses. Ils peuvent directement contacter l’équipe d’Azendoo et obtenir une réponse. Cela encourage vraiment l’autonomie de chacun ce qui est un point crucial pour moi.

Pouvez-vous nous décrire un usage type d’Azendoo ?

Nous avons créé un espace de travail par discipline ainsi que plusieurs espaces par thématique. Par exemple pour chaque stage nous créons un sujet avec le titre du stage, nous y invitons tous les enseignants qui interviendront sur ce stage et nous partageons des documents et de l’information.

Nous utilisons Google Drive et Dropbox pour stocker nos documents. L’intégration à Azendoo nous facilite donc vraiment le partage d’information.

Nous avons également des sujets pour les bacs ou brevets blancs, dans lesquels les enseignants collaborent sur le type de sujets qu’ils peuvent mettre en place.

Quelle est votre fonctionnalité préférée ?

Les intégrations Google Drive et Dropbox sont vraiment très pratiques. Mais ce que je préfère c’est la recherche de documents dans les sujets. Je peux retrouver d’un clic n’importe quel type de document et cela nous fait gagner un temps précieux !

Comment voyez-vous l’évolution d’Azendoo au sein de votre organisation ?

Azendoo nous a permis de réduire de 50% à 60% notre volume d’échanges par email donc j’aimerai continuer sur cette lancée !

Nous sommes 1200 personnels donc cela prend du temps de faire participer tout le monde sur l’application. La simplicité d’Azendoo fait que petit à petit tout le monde arrive à s’en servir mais cela prendra encore un peu de temps pour que l’ensemble des enseignants de la zone Asie-Pacifique soient sur l’application.

À terme je souhaite vraiment qu’Azendoo soit notre outil du quotidien, pour que nous abandonnions enfin toutes nos listes de diffusion.

Mattias Le Cren
Content marketing & growth hacking advocate. I'm heavily into tech and football. Ping me on twitter: @lecrenm
You might also like